Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

CASE STUDY

Европейский съезд насосов вдохнул жизнь в выставку

В 2000 г. идея проведения выставки насосов буквально витала в воздухе. Тема очень интересная, последний раз выставку по данной тематике проводили около 25 лет назад.

Успех такой нишевой выставки во многом зависит от глубокого понимания отрасли. Для этого выставочная компания MVK начала сотрудничать с Российской Ассоциацией Производителей Насосов, объединяющей ведущие компании в этой отрасли. В результате плодотворного сотрудничества в 2006 году впервые в России в стенах выставочного центра «Сокольники» прошел съезд Euro Pump, закрепив статус выставки как места, где представлены последние достижения техники, а также учебной базы для техникумов и институтов, цеховой площадки для ассоциаций и платформы для установления международных контактов.

Источник: MVK, г. Москва

1.2. Протокольные мероприятия

К протокольным мероприятиям относятся церемонии официального открытия и закрытия выставки, посещения официальных лиц, церемонии награждения участников выставок.

Церемония официального открытия — это не только одно из главных официальных мероприятий выставки, это также очень мощный информационный повод для СМИ особенно если в ней принимают участие высокопоставленные чиновники и политики. Поэтому всегда на эти мероприятия отдельно приглашаются средства массовой информации.

Участниками церемонии открытия могут быть члены Оргкомитета выставки, представители отраслевых федеральных или региональных министерств и ведомств, руководители общественных организаций, депутаты и другие официальные лица. Если в церемонии открытия принимают участие высокопоставленные чиновники, предварительно составляется сценарий и согласовывается с ответственными лицами соответствующих ведомств.

Во время работы выставки проходит также большое количество других официальных мероприятий: визиты официальных лиц (которые могут не совпадать с открытием выставки), посещения выставки делегациями (из-за рубежа, из регионов и субъектов РФ, научно-исследовательских учреждений, ассоциаций).

Почетных гостей выставки, отдельно приглашаемых дирекцией, в западной выставочной практике называют «мультипликаторами», так как они способны многократно увеличивать PR эффект выставочного мероприятия. Отношения с ними должны носить долговременный характер, что требует соответствующего менеджмента. Для их комфортного пребывания на выставке предоставляют:

• доступ в VIP и бизнес-зоны выставочного оператора;

• приглашение на специальные мероприятия (в т. ч. проводимые экспонентами во время выставки);

• преимущественное распределение мест и отношение во время церемонии открытия и приеме для экспонентов;

• управление трансферами и размещением в отеле;

• предоставление машины с водителем во время выставок;

• персональная развлекательная программа;

• персональная опека службой протокола;

• определенные выставкой рекламные средства и подарки.

В пред- или послевыставочный период связь с VIP персонами не должна прерываться: ее можно поддерживать с помощью персональных писем от руководства, приглашений из другие мероприятия выставочной программы, оказания содействия в установлении деловых контактов.

1.3. Профессиональные «цеховые» мероприятия

Можно выделить несколько видов профессиональных мероприятий, которые могут быть проведены на площадке выставки:

Совещание — «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно включение в орбиту выставки отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки — профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.

Заседание профессионального клуба, объединения, союза — важный инструмент привлечения целевой аудитории на выставку.