Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

FINE POINT

Контрольный лист: организация конференции

• Число участников мероприятия.

• Помещение: расположение, степень удобства.

• Необходимые помещения (основные, вспомогательные): количество и тип.

• Возможности по расположению посадочных мест, столы, стулья, свободная площадь и общее расположение, подход к столам и стульям.

• Помещения для организации приемов: количество, тип и уровень обслуживания.

• План помещения.

• Проверка состояния помещений: чистота, мебель, вентиляция, освещение и акустика.

• Приборы, блокноты для записей, ручки, пепельницы, зажигалки, стаканы для воды и вода для выступающих.

• Столы для выступающих: место расположения, трибуна, число посадочных мест, приборы, именные карточки, информационные материалы.

• Система работы с аудиторией: микрофоны и система контроля за звуком.

• Освещение: обычное, дополнительное; соответствие требованиям.

• Грифельные доски, чарты, салфетки, др.

• Проекционное оборудование: оверхед, экран, оператор, расположение прибора и экрана, пленки и слайды. Возможность использования прибора в конкретном помещении. Размещение розеток. Стол, стенд, электрические удлинительные провода и осветительная система.

• Оператор за проектором, график получения и сдачи материалов. Источники материалов и оборудования.

• Информационные материалы для выступающих и для аудитории.

• Разное: расположение телефонных аппаратов, гардеробной и мест парковки.

• Фотографирование: необходимые инструкции, определение времени съемок.

• Отчеты: публикация выступлений. Требования относительно составления отчета, числа копий и времени, когда будет необходим подготовленный отчет.

• Кофе, чай, ланч, обед.

• Оформление: цветы, растения, флаги и знамена.

• Пресса: пресс-релизы и мероприятия для прессы.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва