Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

По регистрационным спискам для участников мероприятия изготавливаются беджи, для докладчиков — именные таблички. Должна быть возможность быстрого изготовления табличек и беджей, так как состав выступающих, равно как и состав участников, может меняться.

Процедура регистрации должна быть продумана до мелочей, чтобы не создавать толчею и не вызывать раздражение участников. По пути следования на мероприятие необходимы указатели направления движения. Хорошо, когда регистрация подкрепляется анонсами по громкой связи в павильоне.

FINE POINT

Предварительная регистрация

Существует несколько форм регистрации участников мероприятий деловой программы выставки. Более сложный путь (общепринятый в мировой практике) — это предварительное заполнение регистрационных форм, высылаемых заблаговременно в адрес оргкомитета мероприятия либо дирекции выставки. Такая регистрационная форма может включать:

• Ф.И.О.;

• научные и почетные звания;

• название организации;

• должность;

• адрес (полный и почтовый);

• координаты (тел., факс, e-mail);

• страна;

• предпочтительный рабочий язык мероприятия;

• специальные условия (диета, приспособления);

• тип участия (участник, слушатель, почетный гость);

• дата прибытия и отъезда (вид транспорта, рейс/№);

• необходимость встречи/трансфера, пункт назначения;

• выбор конфигурации участия: пленарные заседания, секции по выбору, визиты, культурная программа, участие в приемах и фуршетах и др.;

• размещение;

• даты проживания;

• отель (название либо тип/класс);

• тип номера (одноместный, двухместный, люкс);

• размер и формы оплаты, банковские реквизиты;

• санкции и процедура возмещения стоимости участия (сроки).

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

По окончании мероприятия организационная и «бумажная» работа не заканчивается. Хорошим тоном считается рассылка благодарственных писем участникам (докладчикам, почетным гостям). Производится также обработка материалов конференции/семинара и итоговые аннотации (briefs) высылаются участникам. Часто они дополняются фотографиями, полным списком участников, выдержками из отзывов прессы. Итоговые данные по мероприятию включаются в общий официальный отчет по выставке, размещаются на сайте выставки и, таким образом, становятся частью ее интеллектуального багажа.

Резюме

Параллельные программы выставки являются эффективным инструментом формирования выставочного контента и обеспечивают сильный PR выставочного мероприятия.

Различают конгрессные, протокольные, профессиональные, «цеховые», конкурсные, образовательные мероприятия, презентации и шоу, семейные, детские, рекреационные программы.

Деловая программа выставки должна соответствовать ее тематическому профилю, была актуальной по кругу рассматриваемых вопросов и значимой по составу участников, специалистов отрасли. Организатором мероприятия может выступить компания — экспонент выставки, профессиональная ассоциация, объединение, государственный орган, компания/агентство, специализирующаяся на конгрессно-конференциальной деятельности, СМИ.

Основные организационные вопросы при подготовке мероприятия: цели и задачи мероприятия, место проведения мероприятий программы, промоушн, менеджмент, бюджет, тип (дизайн) программы.

При организации мероприятия особое внимание необходимо уделить выбору места проведения, рассадке участников, контенту и форматам презентаций, аудиовизуальному сопровождению, вопросам регистрации и навигации.

Примечания

1. Kirchgeorg, Dornscheidt, Giese, Stoeck Trade Show Management, Gabler, 2005. - P.758

2. Использованы определения, данные в «Словаре русского языка» С.И.Ожегова, — Рус. яз., 1990

3. Morrow S.L., The Art of the Show, Second Edition. IAEM Foundation, Dallas, Texas, 2001. - P.130

4. Там же. P.130

5. D.Seekings, «How to organize Effective Conferences and Meetings», London, P.91

6. Там же. P.95

7. Там же. P.34