Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Для развития таких навыков клиенты приглашают меня проводить корпоративное обучение. Я изучаю отчеты и презентации компании и на их основе разрабатываю учебные задания. Сотрудники работают уже не с чужими примерами, а со своими данными – это помогает и вовлечению, и решению конкретных задач компании.

Во время двух– или трехдневного тренинга мы проходим полный цикл работы – от постановки задачи и сбора данных до расчета показателей и визуализации на дашборде.

В первый день учимся, а потом отрабатываем навыки на практике. В финале приглашаем руководство на демосессию и выясняем, что у нас получилось – просто красивые картинки или инструменты для принятия решений. Это всегда проходит конструктивно: руководители дают ценную обратную связь, говорят, каких показателей не хватает, в каких разрезах нужно фильтровать отчет и какие дополнительные вопросы возникают.

Именно в этот момент и происходит переход с группового уровня на корпоративный. Год за годом я с радостью наблюдаю, как в таких компаниях прорастает культура принятия решений на основе достоверных данных. Больше никто не «замазывает» на слайдах провалы, все готовы смотреть правде в глаза с помощью дашбордов: кто не выполнил план продаж, по какой статье перерасход и как решить проблему.

Как проходит корпоративное обучение

https://rebrand.ly/corpIBA

Корпоративный уровень как стратегия

Но бывает другая крайность. Мне возражают: сейчас я покажу дашборд – и шеф захочет каждое утро видеть актуальные цифры. Только вот мне придется готовить для него данные по ночам, ведь основную-то работу никто не отменял.

Такая проблема возникает, когда аналитика развивается локально в одном подразделении, без синхронизации с остальными бизнес-функциями. Продвинутые финансисты и маркетологи возмущаются, что им приходится делать работу за айтишников. Точно так же BI-аналитики жалуются, что настроили дашборды для продажников, а они ими не пользуются. Действительно, такого не должно быть.

Зачем нужно хранилище данных

На корпоративном уровне важно, чтобы аналитические данные хранились в базе, а аналитик и руководитель имели к ней удобный доступ, могли с помощью конструктора построить себе нужный отчет.

Для этого необязательно обучать разработке дашбордов весь коллектив. Фундамент системы корпоративной отчетности закладывают IT-специалисты. А аналитики настраивают эту систему так, чтобы она работала на цели бизнеса.

Нужно построить хранилище данных – единую базу для автоматической загрузки данных из исходных учетных систем. В крупных компаниях это всегда несколько версий 1С, CRM, производственные системы. Еще есть маркетинговые показатели из отдельных рекламных кабинетов и счетчиков – сбор, очистку и обработку этих данных тоже необходимо организовать. И я уже молчу о бюджетах и планах, которые ежемесячно верстаются в Excel, да еще и в разном виде у каждого подразделения.

Все эти данные нельзя просто свалить в кучу. Их нужно связать между собой по справочникам статей затрат, номенклатурам продукции, классификаторам клиентов, а доходы и расходы разнести по центрам финансовой ответственности.

Это большой объем технической работы, но он невозможен без участия бизнес-аналитика, архитектора системы. С одной стороны, он понимает логику расчета показателей, а с другой – знает, как переложить это на структуру базы и потоков данных.

Как я работаю переводчиком между IT и бизнесом

Работу, где важно решить технические задачи и заставить данные работать на бизнес, выполняет для своих клиентов и Институт бизнес-аналитики.

Чтобы не терять квалификацию, ключевые проекты я продолжаю вести лично. Погружаюсь в стратегию компании, обсуждаю задачи с директорами и собственниками на понятном им языке. А потом перевожу все требования на язык разработчиков. Таким же образом мои аналитики взаимодействуют с каждым владельцем бизнес-процесса и источника данных.

Скажу честно, в результате этой работы клиент не всегда получает неочевидные бизнес-инсайты на основе статистики. Чаще всего мы вскрываем неэффективные зоны, которые остаются незаметными, когда обороты компании уже измеряются миллиардами.

Где-то выясняется, что переплатили поставщику 10 миллионов за сырье по завышенной цене. Где-то наконец увидели отрицательную маржу из-за слишком большой скидки клиенту. Дело необязательно в чьих-то злонамеренных растратах: чаще всего причина в том, что соседние подразделения только раз в квартал узнавали общие результаты и не понимали, как их работа влияет на остальных.

Одним заказчикам мы делаем большие проекты под ключ – от интеграции учетных систем до разработки дашбордов и обучения. У других есть своя IT-команда, и мы прорабатываем бизнес-требования, дизайн-макеты и техзадание. При этом осуществляем авторский надзор. А кто-то обращается за разовыми консультациями, когда нужно решить сложную нестандартную задачу.