Журналистское расследование

Архив представляет собой упорядоченный тем или иным образом набор документов, которые могут храниться на разных физических носителях (листы бумаги, компьютерные файлы на диске, магнитная лента и т. п.). Их упорядочение возможно несколькими способами.

1. За счет более или менее сложной (говорящей, смысловой) организации размещения документов (шкафы, полки, папки, листы; диски, каталоги, подкаталоги, файлы). Этот способ требует создания хорошо продуманной структуры архива и поддержания (всего лишь!) постоянного порядка на полках или дисках компьютера. Пригоден для хорошо формализуемых документов и ситуаций. Его недостаток – затруднено решение незапланированных задач, установление связей между документами, их комплексный анализ. Трудозатраты минимальны на стадии создания и ведения архива и максимальны на стадии обращения к нему.

2. За счет создания развитого справочного аппарата. Этот способ требует постоянных значительных трудозатрат на актуализацию справочного аппарата архива (ведение подробных картотек, баз данных документов и т. п.). Пригоден для работы в плохо формализуемых или незапланированных ситуациях, для выявления связей, закономерностей, анализа. Трудозатраты на стадии создания архива велики, время экономится на стадии обращения к архиву и анализа документов. Развитой справочный аппарат может включать в себя ссылки на документы (библиографические описания статей, книг, линки ресурсов сети Интернет и т. п.) и описания документов, которые непосредственно в архиве не хранятся, – в этом его сильная сторона.

Как правило, реализуется компромиссное решение – сочетание некоторой степени упорядоченности документов с более или менее развитыми средствами их поиска (справочным аппаратом). Характер компромисса определяется задачами, для решения которых предназначен архив.

Организация ведения и использования архива

Очень важным моментом является правильная организация ведения архива. Нельзя недооценивать роль процедур, стандартов, регламентов даже для личного архива. Если же архив ведут и используют несколько человек, отсутствие стандартных процедур его пополнения и ведения справочного аппарата неизбежно приведет к хаосу и разрушению целостности архива.

Правила могут быть писаными и неписаными, но они должны быть! Могут регламентироваться типы документов и их внешний вид, методы их оформления и регистрации, способы присвоения наименований бумагам и файлам, а также шифров, размещения в папках, на полках, на дисках компьютера, правила ведения справочных картотек и баз данных и многое другое, вплоть до цветов наклеек на корешках папок с документами соответствующей тематики. Работая в рамках какой-либо организации, при создании даже личного архива следует ориентироваться на принятые в ней правила, процедуры, использовать совместимую аппаратуру, применять одинаковые операционные системы и совместимые версии программного обеспечения. Это позволит избежать досадных потерь времени и информации в дальнейшей работе.

Столь же существенной является правильная организация коллективного использования архива. Она влияет как на его эффективность, так и на его целостность и безопасность. Как и любой другой сложный механизм, архив требует от потребителя определенной квалификации. Пользователь, незнакомый с особенностями функционирования архива, скорее всего, не сумеет использовать его эффективно, и у него может сложиться превратное представление о его возможностях и полезности. Целостность архива нарушается, если документы, взятые для работы, не регистрируются, не возвращаются на свое место вовремя, если в них вносятся изменения, не отраженные в справочном аппарате, если в архив попадают документы, должным образом не учтенные, если ведение справочного аппарата отстает от пополнения архива. Неквалифицированное использование может привести даже к полному разрушению электронного архива или справочного аппарата.

Материальная и интеллектуальная ценность архива может быть чрезвычайно велика, а документы, в нем хранящиеся, – уникальными. В этом случае ущерб от «утечек» информации из архива окажется весьма значительным, поэтому важное значение приобретают меры безопасности при работе с архивом, особенно при работе коллективной. Условно разделим их на административные, процедурные и технические.

1. Административные меры безопасности могут предусматривать определение круга лиц, ведущих архив и имеющих право пользоваться им, разделение архива на общедоступную и закрытую части, различение прав доступа к электронной части архива по отношению к разным пользователям, запрет входа в помещение архива посторонним лицам.

2. Процедурные меры подразумевают формулирование правил ведения и использования архива и неукоснительное следование им.