1С: Предприятие в вопросах и ответах

По возвращению из командировки в установленные для отчета сроки подотчетное лицо составляет авансовый отчет, в котором перечисляет, когда, кому, на основании какого документа и в какой сумме произведены расходы. Сведения о полагающихся компенсационных выплатах (суточные, найма жилья без оправдательных документов) рассчитываются непосредственно в авансовом отчете. В конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается. Вместе с приложенными документами авансовый отчет передается в бухгалтерию, где проверяется и обрабатывается. Оформленный в установленном порядке авансовый отчет вместе с приложениями утверждается руководителем организации, а расходы отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Остаток аванса подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход возмещается ему по расходному кассовому ордеру.

Компенсация расходов при командировках в пределах Российской Федерации предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником на период командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно;

3) возмещение расходов по найму жилого помещения;

4) выплата суточных за время нахождения в командировке;

5) возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или с ведома работодателя.

Средний заработок за время нахождения в командировке.

За время нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Оплата суточных.

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные.

При этом днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда – календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы.

Следует учитывать, что если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.

Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает работодатель.

Коллективным договором или локальным нормативным актом организации суточные за время нахождения в командировке могут быть установлены в повышенном размере по отношению к нормативу. В этом случае сумма превышения облагается налогом на доходы физического лица и единым социальным налогом.

Оплата транспортных расходов.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

85. Возмещение расходов по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих документов в размере 12 руб.

При этом в рамках возмещения расходов по найму жилого помещения возмещаются и затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, например пользование телевизором, холодильником и т.д.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные дни командировки.

Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.

86. Компенсация расходов при командировках за пределы Российской Федерации