500 советов секретарю

4) приготовить все необходимые в ходе переговоров документы, например техническую документацию, идеи цен, буклеты и др. информационные материалы и т. д. и т. п. Незадолго до приезда делегации иностранного партнера необходимо составить и утвердить у руководства предприятия программу пребывания делегации. Она должна включать в себя следующие вопросы:

а) встречу делегации в аэропорту или на вокзале;

б) размещение в гостинице;

в) организацию питания;

г) организацию транспортного обслуживания;

д) подготовку переговорного помещения;

е) вопросы показа нашего предприятия;

ж) культурную программу;

з) протокольные мероприятия (обед, прием, фуршет и т. п.);

и) собственно переговоры (время начала и конца, кто отвечает за организацию, какие вопросы необходимо решить).

Одновременно с программой, как правило, разрабатывается и утверждается смета расходов на прием делегации.

Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет едет делегация. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на себя расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранспорт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т. п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то специально согласовываются финансовые условия ее приглашения.

В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимающая сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе – письме, факсе.

Необходимо также решить и продумать вопрос вручении гостям сувениров или подарков – фирменных или покупных и т. д.

СОВЕТ: не забудьте снабдить каждого участника переговоров с нашей стороны визитными карточками; неплохо было бы приготовить для них и нагрудные знаки (бейджи).

После получения сообщения о точном времени прибытия иностранных партнеров целесообразно еще раз собрать всю группу и проанализировать составленную ранее программу. На этих этапах работы (при встрече, размещении в гостинице, транспортном обслуживании, организации переговоров, культурной программе, протокольных мероприятиях) основная роль отводится секретарю.

ВСТРЕЧА В АЭРОПОРТУ (или на вокзале). Обычно в зависимости от уровня руководства приезжающей группы ее встречают секретарь с шофером и, возможно, переводчик. Вручать цветы не принято; исключение может составить тот случай, когда в группе приехавших есть дама. Тогда можно вручить небольшой букет, и то в зависимости от сезона (цветы вручают в целлофановой упаковке). В момент встречи не принято производить обмен визитными карточками. Встреча прибывшей группы «у трапа самолета» обычно не практикуется, кроме тех случаев, когда приезжает делегация высокого уровня. И то это производится только тогда, когда у вас в городе для этого существует реальная возможность.

ТРАНСПОРТ. В зависимости от числа членов приехавшей делегации это могут быть: одна или две легковые автомашины (наемные или заводские) или микроавтобус. Обслуживать делегацию на личных или, в общем случае, на частных автомашинах не рекомендуется.

Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостью. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером.

ГОСТИНИЦА. Номера в гостинице должны быть заказаны заранее. В зависимости от класса гостиницы неплохо было бы их осмотреть заранее и лично убедиться в их достаточной комфортабельности. Проверьте, чтобы номера находились в самой тихой и спокойной ее части. В этом случае при возможности хорошо бы поставить в номер небольшой холодильник для прохладительных напитков и телевизор. Размешать в одном номере двух человек не принято (если это не номер-люкс). В номер дамы можно поставить цветы.

Вне зависимости от времени приезда делегации и времени начала переговоров всегда принято из аэропорта (вокзала) сначала доставить приезжих в гостиницу, дать им возможность оформить проживание и привести себя в порядок после путешествия. Только после этого можно начать выполнение программы проведения переговоров.

ВИЗИТ ВЕЖЛИВОСТИ. Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимаемой организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленной внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.