500 советов секретарю

В назначенное время в вестибюле офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь. Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.

Поскольку визит вежливости длится не более 20 – 30 мин, то через 5 – 7 мин секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются.

СОВЕТ: угощение, кроме чая и кофе, могут быть оставлены на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает секретарь.

ПЕРЕГОВОРЫ. Не стоит забывать, что приоритетной является деловая часть программы, а именно переговоры. Роль секретаря в организации переговоров мы обсуждали выше, но есть некоторые особенности ведения переговоров с иностранными партнерами.

Если на предприятии нет специально выделенной переговорной комнаты, целесообразно подготовить помещение для переговоров заранее. Нежелательно, чтобы это был кабинет директора или его заместителей, так как в этом случае неизбежные телефонные звонки могут мешать переговорам. В любом случае стоит на внешней стороне двери повесить табличку: «ПРОСЬБА НЕ МЕШАТЬ! ИДУТ ПЕРЕГОВОРЫ!». Лучше всего, если для переговоров выделено специальное помещение, где можно разместить рекламные и представительские материалы нашего предприятия. Очень хорошо смотрятся стенды с образцами нашей продукции, фотографии, иллюстрирующие историю предприятия в динамике.

СОВЕТ: на столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. Они должны быть одинакового размера и расположены на одном уровне.

С интересом воспринимается иностранными партнерами электрифицированная карта, иллюстрирующая внешние и внутренние связи предприятия. На японских фирмах (а в последнее время и в Европе) широко используются специально снятые видеоролики о предприятии. Стоит оборудовать в приемной рядом с переговорной комнатой небольшой буфет или хотя бы просто поставить небольшой холодильник и создать возможность приготовить чай, кофе и бутерброды.

СОВЕТ: не забудьте о туалете!

Следует обратить внимание на то, чтобы все члены нашей переговорной группы в той или иной степени владели языком переговоров. Однако и в этом случае целесообразно вести официальную беседу через переводчика. Следует выбрать темп беседы так, чтобы переводчику было удобно делать перевод; фразы желательно строить коротко, четко и ясно, без двояких толкований. Не стоит злоупотреблять сленгом, жаргонными словечками, разбавлять свою речь труднопереводимыми (а иногда и вовсе непереводимыми) пословицами, поговорками, анекдотами. В обязанности секретаря в ходе проведения переговоров входит контроль за осуществлением записи беседы и за своевременностью обслуживания гостей за столом переговоров.

КУЛЬТУРНАЯ ПРОГРАММА зависит от интересов партнеров, их увлечений, хобби, знания русского языка. Согласитесь, едва ли стоит вести партнеров на футбольный или хоккейный матч, если они не увлекаются спортом, или на спектакль в драматический театр, если они не знают русского языка. Зато всегда желателен осмотр города или его достопримечательностей, краеведческих и художественных музеев, галерей; возможен поход на балет или в оперу (если, конечно, они этого заслуживают). Целесообразна организация поездок за город (конечно, в зависимости от сезона и наличия свободного от переговоров времени). В общем случае не очень желательно посещение различных саун, бассейнов, охотничьих домиков и т. п. Можно организовать небольшой пикник на природе. Однако всегда необходимо помнить: прежде всего партнер приехал к нам на переговоры! Все остальное – «гарнир» к переговорам, он может быть приятным, интересным, но это – не «основное блюдо». Безусловно, в выполнении культурной программы не обязательно должны участвовать все члены нашей переговорной группы.

ПРОТОКОЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ. При проведении протокольного мероприятия вся ответственность (за организацию, выбор блюд и напитков, соблюдение протокола и этикета, обслуживание гостей) ложится на секретаря.

3.4. Участие секретаря в организации деловых приемов

Важной частью программы являются протокольные мероприятия. Например, в связи с завершением переговоров и подписанием документов руководство фирмы (компании) организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации. В программе указываются место и время, вид приема.

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.