Совещания проводилось на флагманском броненосце Им. Ал. 3, присутствовали адмирал Алексеев, Скрыдлов, Дубасов, Витгефт, Молас, Иессен, генералы Линевич, Стесель, Фок, Кондратенко, Белый. Открыл совещания адмирал Макаров, который рассказал о производимых в Центральной России переменах, о задачах стоящих на Дальнем Востоке, о немедленной разработке дальнейших планов действий. Зная сложившуюся обстановку в Порт- Артуре, с множества прочитаных книг, он пользуясь данной ему большой властью решл рубить с плеча, поменяв командования. Являясь наместником Его Императорского Величества на Дальнем Востоке с подчинением всех морских и сухопутных сил адмирал Макаров имел возможность самостоятельно принимать решения на месте, без волокиты и всевозможных переписок с Петербургом.
Адмирал высказал неудовольствие генералу Стеселю и Фоку по поводу сухопутных укреплений Порт-Артура и состояния войск (Иван знал об их предательских и пассивных действиях во время русско-японской войны), они были сняты с командования, и отправлялись в Россию, на атестационную комисию. Командующим Квантунским укрепрайоном был назначен генерал Кондратенко, человек, блестяще окончивший инженерную академию и Академию Генштаба, имеющий неуёмную кипучую энергию и организаторский талант, который в реальной истории, был душой обороны.
Адмирал Алексеев снятый с должности намесника, высказал свою готовность служыть Родине, на любой должности, ему Макаров предложыл должность начальника морского отдела штаба наместника, в который будет входит адмирал Витгефт, Молас, выдающиеся специалисты, флагманский артиллерист капитан 2-го ранга А.К. Мякишев, минёр капитан 2-го ранга К.Ф. Шульц, штурман подполковник А.А. Коробицын. Макарову нужен был морской штаб, так как прийдется планировать действия флота, что Макаров сам сделать не мог. В штабе были офицеры и адмиралы, хорошо знающие район боевых действий, общую обстановку. Алекссев, будучи намесником, имел много разообразной оперативной информации, которая могла пригодиться в будущем. Кроме того он имел большой опыт командования отдельными кораблями и флотом, большой опыт мореходства, участвовал в кругосветных походах, был предан царю. Командиром порта стал капитан 1 ранга Григорович, представленный для получения звания контр-армирала. Начальником прибрежной обороны, обороны рейда был контр-адмирал Лощинский.
После кадровых назначений началось обсуждения планов ведения войны.
На совещании выступили все присутствующие, было решено:
Осуществить подготовку эскадры к генеральному сражению с японским флотом для установления господства русского флота. Владения морем исключит возможность высадки противником десантов, снабжения уже имеющихся в Корее войск, проведения других действий. Выход флота в море будет производиться только в полном составе, для превосходства в силах над противником, коорый имеет довольно сильный сбалансированный флот.
Для обеспечения успеха генерального сражения предполагалось ускорить подговку эскадры, заключающуюся в мелькой модернизации, и обучении экипажей. Пока эскадра готовиться к бою, планировалось активизировать ведения крейсерской войны на морских путях Японии, что имеет большое значения, Япония островная страна, зависящая от поставок морем. Кроме того крейсерами и миноносцами будут производиться разведка, минирования вод, где предполагается активность противника, проводится мероприятия по обороне рейда.
Манжурская армия, подготавливает и держить позиции обороны возле Тюренчена, дальнейшие действия в зависимости от обстановки.
Войска Квантунского укрепрайона подготавливают и дежат позиции обороны возле Цзиньчжоу, на Тафашинских высотах, Нангалинском хребте, находившихся южнее Цзиньчжоутской позиции, и представлявшие собою 2-ю и 3-ю оборонительные линии на пути к Артуру.
Оборона Циньчжоужской позиции имеет много плюсов:
- при захвате Дальнего, по условиям географии у противника возможна удобная высадка возле Дальнего, в бухте Виктории. Высадка в других мелководных бухтах возможна, малыми маломерными средствами, на большом расстоянии от берега, что в условии боеспособных обороняющихся войск и флота, проблематично для высадки, так как имеется возможность подтянуть к месту высадки войска с артиллерией, проиводействия флота.
- позиции у Порт - Артура не готовы к обороне, их протяженность 14 верст, позиции у Циньчжоу - 1.5.
- фланги Циньчжоусской позиции от обстрела с моря прикрыты мелководьем, для противодействия канонерским лодкам, имеется возможность выставить минные заграждения, установить береговые батареи.