Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Ошибка 1. Пренебрежение составлением должностной инструкцией

На огромном количестве предприятий (особенно средних и мелких) должностные инструкции вообще не составляются. Работнику на словах объясняется, чем он должен заниматься, причем круг его обязанностей в этом случае может меняться изо дня в день.

Однако должностная инструкция нужна, прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. В случае отсутствия такой инструкции возможно невыполнение поставленных перед работником задач, причем такому человеку нельзя будет сделать выговор за халатное отношение к своим обязанностям, нельзя будет применить меры административной ответственности, так как его обязанности как таковые не были закреплены никакими документами.

Ошибка 2. Подготовка должностной инструкции без соответствующего основания.

Эта ошибка часто совершается на стадии разработки должностной инструкции. Любая должностная инструкция должна разрабатываться на основе Положения о подразделении (законодательством не урегулировано. Это локальный акт, который принимается работодателем по необходимости). Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении – этого все равно недостаточно. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому Положение о подразделении очень важно. Второй документ, который нам необходим для подготовки должностной инструкции, – это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы.

Ошибка 3. Должностные инструкции зачастую составляются кадровыми работниками

Кто пишет должностные инструкции? Иногда кадрового работника вызывает руководитель и начинает разговор с такой фразы: «Вы у нас менеджер по кадрам и лучше всех знаете ТК. Это приятно слышать. Но далее следует просьба: «Напишите на всех должностную инструкцию». Никогда ни на кого ничего не пишите, никаких инструкций, кроме своей собственной структуры. В других структурах вы некомпетентны, вы их не знаете и не должны знать. Ни в коем случае не пишите должностную инструкцию на кассира: вы не знаете расчетно-кассовых операций. На кассира инструкцию должен писать главный бухгалтер, на менеджера из отдела продаж – начальник этого отдела.

Например, что вы должны сделать, если главный бухгалтер обращается к вам с просьбой написать должностные инструкции на сотрудников? Вы должны сказать: «Я вам покажу форму и методику разработки этого документа, а дальше пишите сами. Ваших профессиональных тонкостей я не знаю, это не моя функция», т. е. вы должны подробно разъяснить форму этого документа, общие положения, все пункты и подпункты, которые в обязательном порядке входят в должностную инструкцию. Это ваша обязанность, потому что вы единственный специалист в своей организации, которой знает, что такое должностная инструкция и что из нее вытекает. Вы знаете, что, если работник не выполняет инструкцию, его можно уволить. Можно уволить по ст. 81 п. 3 – за несоответствие работника занимаемой должности, по ст. 81 п. 5 – за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. Эти тонкости в вашей компетенции.

Однако кадровый работник не может и не должен составлять должностную инструкцию, так как не имеет достаточно глубоких знаний обо всех направлениях деятельности предприятия и об особенностях всех профессий – от уборщицы до директора.

Инструкции должны разрабатываться руководителями структурных подразделений и ими же подписываться. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается.

Ошибка 4. Неполнота должностной инструкции, отсутствие в ней отдельных важных пунктов, влияющих на деятельность работника

В должностную инструкцию в обязательном порядке должны входить следующие пункты.