Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

1. Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Главные бухгалтеры обычно возмущаются, когда от них требуют указать, что кассир подчиняется главному бухгалтеру. Действительным является только то положение, которое существует на бумаге. И если в соответствующем документе не написано, что кассир подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, это означает, что он будет подчиняться директору, тогда как директору он должен подчиняться опосредованно, через главного бухгалтера.

2. Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился, назначение и освобождение от должности производятся приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа. В принципе, скоро в России отменят приказы и трудовые книжки, в результате чего должна установиться контрактная система. Но когда это будет, еще неизвестно.

3. Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Хочу обратить ваше внимание на следующее: когда начальник кадровой службы пишет своему подчиненному, что тот руководствуется в своей деятельности настоящей должностной инструкцией, это звучит абсолютно безграмотно. Прямая ссылка на должностную инструкцию недостаточна: вы должны перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если ваша организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой идут положение об отделе и настоящая должностная инструкция.

Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов.

1. «Общие положения». Из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Устанавливаются сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2. «Цели». Цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса:

1) починка сарая;

2) строительство коммунизма.

Подумайте: если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если инструкция касается починки сарая, то при чем здесь коммунизм?

Избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б: вы и так там будете!

Избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу «В огороде бузина, а в Киеве дядька»?

И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Воинским уставом, то цель – это то, что в боевом приказе на наступление называется направлением дальнейшего движения. Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.

3. «Задачи». В них определяются направления деятельности специалиста. В отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемыми! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время докладывающим о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сами не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться в выполненной работе, значит, вы плохо поставили задачу!

Далее: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая аналогию с Воинским уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.