Антитайм-менеджмент

Сейчас, когда моя компания занимается продажей и внедрением «Битрикс24», в том числе и для автоматизации управления рабочими задачами, я как руководитель уделяю особое внимание процессу обучения руководителей компаний наших клиентов – и, в первую очередь, правильной формулировке задачи при постановке ее своим сотрудникам.

Как только руководитель любой компании, отдела или подразделения научится правильно формулировать рабочие задачи, он сразу же откроет в своих сотрудниках новые горизонты компетентности, эффективности и повышения производительности труда.

Проекты

По нашей терминологии проект – это несколько действий, которые относятся к общей цели. Мы не будем заниматься формализмом и рассматривать последовательные (револьверные) и параллельные проекты, а станем пользоваться этим простым определением.

Задачи можно объединить по нескольким признакам. Чуть выше мы объединяли их по дате начала. С помощью таск-менеджера можно выбрать нужную дату, и сразу отобразятся задачи, которые на нее назначены.

Проекты (а также контексты, цели и теги) – всего лишь еще один вид меток, которые связывают задачи. В нашем случае проект – метка, объединяющая задачи, направленные на достижение его цели.

Здесь нет никакого скрытого смысла, все предельно просто. В проекты отправляются задачи, имеющие к нему прямое отношение. Например, чтение книги «АНТИтайм-менеджмент» связано с проектом «Саморазвитие». Возможно, мы не поставим дату начала решения этой задачи, однако после анализа обязаны убрать ее из «Входящих». Следовательно, ее место в каком-то проекте.

Большинство таск-менеджеров позволяет не относить задачи к проектам, однако так поступать не рекомендуется. Процедура еженедельного обзора помогает выявить все задачи, которые находятся внутри проектов, даже не имеющие даты. А вот те, что лежат без проектов, могут остаться без внимания. В конце концов, у задач, которые не включены в проект, возможно, нет не только даты, но и цели. А если они не имеют цели, зачем им тогда вообще быть в вашем таск-менеджере?

Прежде чем вы откроете менеджеры задач и приметесь составлять проекты, позвольте сказать еще кое-что. Принципы использования задач по GTD плохо стыкуются с классическим пониманием работы по проектам. Возможно, вы уже знакомы с GTD. В любом случае, скорее всего, у вас будет соблазн создать около 10, а то и больше проектов. Пожалуйста, не делайте этого.

Если подходить формально, то проектом можно считать все, что содержит больше 1 действия. Однако заводить его каждый раз, когда нам требуется создать 2 задачи, объединенные общей целью, неудобно. Для этого понадобится неограниченный уровень вложенности, который приведет к замкнутому кругу – мы запутаемся, куда отнести проекты нижних уровней, к каким родительским проектам.

Поэтому я прошу вас ограничиться 5–7 проектами. Постарайтесь оценить свою жизнь так, чтобы она была разбита на 5–7 сегментов, и заведите под каждый из них соответствующий проект. Тогда задачи, которые касаются создания программы тренировок, смогут быть в проекте «Саморазвитие», а те, что связаны с арендой нового офиса, будут относиться к основному бизнес-проекту. Задачи, имеющие отношение к детям, окажутся подчинены проекту «Семья» и т. д.

Контексты

Схожая ситуация с контекстами, еще одним элементом организации задач. Как легко понять из названия, контекст – это метка, которая объединяет задачи, схожие по условию выполнения. Например, те, что можно делать только дома или только в офисе. Или те, что нужно сделать в магазине или на даче. Возможно, в дороге. По крайней мере, так было в классическом варианте GTD.

Пока электронные системы управления задачами не стали популярны, пользоваться контекстами было удобно. Фактически в бумажной версии существовали два типа списков – по проектам и по контекстам. Сейчас ситуация изменилась, и мы ориентируемся на списки, организованные по времени начала дела. Таск-менеджер сам сортирует дела, отправляя в категорию «На сегодня» (или «Today») задачи с соответствующей датой. Более того, когда мы настраиваем оповещение, смотреть в компьютер или смартфон вообще не обязательно. Прозвенит сигнал, и таск-менеджер просто покажет, за что пора приниматься.