Аудит в организациях промышленности и торговли

Чтобы процесс консультирования был эффективным, очень важно правильно его организовать. В организациях промышленности и торговли начальной фазой является подготовка. На данном этапе консультант и клиент пытаются выявить и оценить проблему, из-за которой вызван консультант, договариваются об объеме задания, выбирают подходы. В конце этого этапа составляется контракт на консультирование, в котором отражаются результаты первых переговоров, обсуждений и исследований. Консультант должен очень тщательно подготовиться к первоначальной встрече. Для этого он собирает имеющиеся сведения о клиенте, его финансовом положении, результатах деятельности, планах, проблемах и др. После постановки предварительного диагноза необходимо уточнить полномочия консультанта, возможность получения необходимой информации, отношение сотрудников к изучаемым вопросам, оплату аудиторских услуг. Целями предварительного диагноза являются определение и планирование задания. Предварительный диагноз проводят в течение 1–4 дней для того, чтобы правильно понять проблему, реально оценить, какую помощь можно оказать клиенту. Но при этом консультант не должен составлять предвзятого мнения о причинах проблемы, рассматривать ее с узкой точки зрения. Основное внимание уделяется главным взаимоотношениям и пропорциям клиента: связи между затратами и выпуском продукции, взаимосвязи между основными показателями производительности, эффективности и результативности, взаимосвязи между показателями общей эффективности работы и основными факторами, влияющими на их величину (например, влиянию текущей работы на собственные оборотные средства и рентабельность). При этом всесторонний общий подход должен сочетаться с функциональным (например, неблагоприятная финансовая ситуация в организации может быть обусловлена плохо организованным производством).

Очень распространенным методом предварительного диагноза является сравнение. Консультант сопоставляет показатели деятельности изучаемого предприятия с прошлыми достижениями, собственными планами, нормативами клиента, показателями других предприятий, отраслевыми нормативами, нормативами, имеющимися в аудиторской организации. Также могут использоваться специфические подходы (изучение основных финансовых данных, обследование производства и др.).

Во время предварительного диагноза консультант должен собрать и проанализировать достаточное количество информации, чтобы составить план выполнения задания. Основные источники информации — опубликованные материалы, отчеты клиента, наблюдения и беседы консультанта, контакты вне организации-клиента.

Важный этап в процессе постановки диагноза — выбор стратегии выполнения задания. При этом определяют роль консультанта, клиента, способ и последовательность применения различных методов вмешательства, ресурсы, выделяемые на выполнение задания.

План выполнения задания на предприятиях промышленности и торговли включает следующие элементы:

1) краткое описание проблемы;

2) намечаемые цели;

3) предпринимаемые действия;

4) ожидаемые выгоды;

5) график выполнения задания с описанием промежуточных результатов;

6) определение ролей в действиях, выполняемых клиентом и консультантом.

План предоставляется клиенту для одобрения, после чего заключается контракт. Целями составления контракта являются ориентация совместной работы, защита интересов обеих сторон. В процессе консультирования в контракт могут вноситься различные изменения. Форма контракта может быть различной, но он должен включать определенные сведения: наименование сторон, заключающих контракт; объем задания; отчеты; вклад консультанта и клиента; гонорары; профессиональные обязанности; ответственность; прекращение и пересмотр контракта; подписи; даты и др.

На втором этапе консультирования предприятий промышленности и торговли устанавливают точный диагноз, который позволит изучить проблему, стоящую перед клиентом, выявить факторы, влияющие на данную проблему, подготовить всю информацию, необходимую для принятия решения. Консультант должен выявить взаимосвязь между рассматриваемой проблемой и результатами деятельности, определить, насколько клиент способен осуществлять изменения и эффективно решать проблемы. На этом этапе консультант проводит диагностическую работу. Она включает четыре этапа:

1) определение структуры и принятия решения о сборе данных;

2) выявление фактов и сбор данных;

3) анализ полученных фактов;

4) обратную связь с клиентом, составление отчетов и выводов, сделанных на основе диагноза.

Выявление фактов позволяет изучить процессы, отношения, причины и взаимосвязи, возможности предприятия, пути их использования. Принцип этого этапа — принцип избирательности. Консультант должен определить, какие факты нужно собрать и изучить, степень их детализации, период времени, критерии классификации и обработки. Полученные данные необходимо отредактировать, изучить и оценить с использованием приемов анализа и синтеза, дедукции и индукции. Систематизация данных проводится по времени, месту, ответственности, структуре, воздействующим факторам.

Подготовленные и систематизированные данные анализируют для выявления взаимосвязей, соотношений и тенденций. Для этого используют статистические методы (средние величины, корреляцию, регрессию), относительные величины, математическое моделирование, сравнение, экстраполяцию. Но основную роль играет способ сравнения, так как он позволяет консультанту установить будущие стандарты потенциальных достижений, использовать примеры, модели и стандарты вне рамок организации и даже за пределами данной отрасли или страны.

На данном этапе очень важна обратная связь с клиентом. Она предоставляет клиенту информацию, которая позволит:

1) сообщить ему что-то новое и важное относительно его организации;

2) понять, какой метод применяет консультант, и как он продвигается в своем исследовании;

3) повысить степень участия клиента в выполнении задания;

4) изменить направление исследования.

Обратная связь — это еще и метод вмешательства, применяющийся для того, чтобы вызвать изменения. Она может осуществляться в устной или письменной форме, путем встреч и др.

Планирование действий включает выработку одного или нескольких решений проблемы, выбор одного из альтернативных вариантов решений, представление предложений клиенту, подготовку к осуществлению решения, принятого клиентом. Цель данного этапа заключается в том, чтобы выработать что-то новое или ранее разработанные решения перенести на новую почву. В процессе планирования действий консультант ищет и оценивает идеи и информацию относительно путей решения проблемы, использует имеющийся опыт. Методы, применяемые на данном этапе, — метод «мозговой» атаки, метод разложения на части, морфологический анализ, материальное мышление, опросные листы и др. Выявленные идеи отбираются для дальнейшей разработки в сотрудничестве с клиентом, затем их оценивают, чтобы определить наиболее выгодную для данной ситуации идею и принять решение. Оценивают решения с помощью расчета экономического эффекта от выполнения задания, анализа вариантов решений и др. Предложения по осуществлению изменений могут представляться в письменной и устной формах. Они должны быть последовательными и раскрывать степень риска, условия, которые клиент должен создать и поддерживать. В предложения обязательно включают план работ по осуществлению изменений.

Один из важнейших этапов консультирования на предприятиях промышленности и торговли — внедрение. Консультант участвует во внедрении, для этого разрабатывает детальную рабочую программу. Она может быть различной формы и предусматривает распределение обязанностей, темпы и сроки осуществления изменений, контроль над ходом работ. В процессе внедрения может применяться различная тактика по внесению изменений в методы работы (внедрение с интервалами, применение наилучшего метода, переход от общего к частному, переход от известного к неизвестному, установление трудных, но реальных целей и др.). Иногда внедрение предусматривает обучение и подготовку кадров в организации-клиенте. Оно включает проведение семинаров, создание рабочих и дискуссионных групп, совместную работу консультанта и специалистов клиента, учебу сотрудников на подготовительных курсах, подготовку инструкторов консультантом и др.

Последний этап консультирования — завершение. Оно охватывает два аспекта консультационного процесса: работу, для которой был приглашен консультант; взаимоотношения между консультантом и клиентом. Клиент должен быть убежден, что у него хороший консультант, а консультант должен чувствовать, что ему доверяют, его уважают. Задание может завершаться после этапа диагностики или выработки программ действий либо на любом этапе или после завершения внедрения. Сотрудничество может прекращаться постепенно или при обнаружении со стороны клиента сигналов к окончанию сотрудничества. На этом этапе проводится оценка преимуществ, получаемых клиентом, и процесса консультирования. К преимуществам относят:

1) новые способности, которые выражаются через приобретение новых умений и навыков;

2) новые системы и формы поведения (новые информационные системы, системы маркетинга, организация семинаров и др.);

3) новая степень эффективности работы, которая вызывает соответствующие изменения в экономических, финансовых, социальных и других показателях.

Оценку обычно представляют в виде короткого отчета, который затем становится частью заключительного отчета по выполнению задания. При оценке необходимо выяснить: как выполнен план задания, были ли достигнуты поставленные цели, обеспечивались ли достаточное количество и качество средств для выполнения задания, использовался ли соответствующий стиль консультирования и соответствовал ли он возможностям клиента и решаемой проблеме.

Заключительный отчет охватывает все факты и утверждения, которые имеют существенное значение при завершении задания. Он должен указывать на реальные преимущества, полученные в результате изменений, давать клиенту рекомендации о том, что нужно предпринять или чего следует избегать в будущем.