Аудит в организациях промышленности и торговли

Цель аудита материально-производственных запасов — установление соответствия операций по движению материалов требованиям законодательства, тождественности и достоверности остатков материально-производственных запасов, отраженных в учете, их фактическому наличию.

Основные нормативные документы: Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23.07.1998 г., 28.03., 31.12.2002 г., 10.01., 28.05., 30.06.2003 г.), Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Положение по бухгалтерскому учету 5/01 «Учет материально-производственных запасов», Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, Законы РФ «О налоге на прибыль предприятий и организаций», «О налоге на имущество предприятий» и др.

Задачи аудита:

1) проверка полноты и своевременности оприходования материально-производственных запасов в общем по предприятию и в разрезе материально-ответственных лиц;

2) проверка организации складского хозяйства и обеспечения сохранности материально-производственных запасов;

3) проверка качества инвентаризаций материально-производственных запасов;

4) проверка порядка формирования стоимости материально-производственных запасов и соответствия учетной политике;

5) подтверждение целесообразности и законности операций по отпуску и списанию материально-производственных запасов.

Источники информации:

1) организационно-распорядительные документы (положение по учетной политике предприятия, приказ о назначении инвентаризационной комиссии, договор о материальной ответственности, договор на поставку материальных ценностей);

2) первичные документы (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, акты на списание материально-производственных запасов, карточки складского учета материалов, книги складского учета и др.);

3) сводные и накопительные документы (отчет о движении материальных ценностей, отчет о движении горюче-смазочных материалов и др.);

4) регистры синтетического и аналитического учета;

5) материалы инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, ведомость учета недостач и потерь, распоряжение по утверждению результатов инвентаризации, письменные объяснения материально ответственных лиц);

6) отчетность (форма № 1 «Бухгалтерский баланс», раздел 2 «Оборотные активы», группа статей «Запасы», форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу», раздел 6 «Расходы по обычным видам деятельности», статьи «Материальные затраты»).

Производственные запасы — сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия, запасные изделия, тара и др. Материально-производственные запасы используются при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг; предназначены для продажи или используются для управленческих нужд предприятия.

Для комплексного изучения состояния складского хозяйства организации аудитору необходимо провести обслуживание мест хранения производственных запасов. При этом проверяются условия хранения, степень противопожарной безопасности, оснащенность складов необходимым оборудованием, техникой, приборами, состояние охраны складских помещений. Низкий уровень организации складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля над сохранностью материально-производственных запасов. В ходе обследования особое внимание уделяется изучению характеристик материально ответственных лиц. Условиями обеспечения сохранности материально-производственных запасов являются разработка стандартов или должностных инструкций материально ответственных лиц и их ознакомление с этими документами. В данных документах отражаются права и обязанности работников, распорядок работы, порядок приемки и выдачи материально-производственных запасов, документальное оформление этих операций, ведение учета на складах, сроки сдачи отчетов в бухгалтерию.

При осмотре мест хранения проверяют, своевременно ли материально ответственные лица оформляют приемку и отпуск материалов и делают записи в книгах и карточках складского учета. В местах хранения могут возникать неучтенные излишки материально-производственных запасов и готовой продукции. Они могут создаваться одним из способов:

1) использованием сырья и материалов другой номенклатуры при изготовлении продукции;

2) обсчетом поставщиков сырья и материалов при взвешивании, определении сортности, влажности и других качественных характеристик;

3) обсчетом покупателей при отпуске им готовой продукции;

4) оформлением необоснованных актов на потери материалов при их транспортировке или хранении.

О наличии неучтенных излишков могут свидетельствовать расходы отдельных видов ценностей за определенные периоды, превышающие приход тех же ценностей. Такой перерасход перекрывается за счет последующих поступления и оприходования материалов аналогичных наименований.

Обследование состояния складского хозяйства в сочетании с документальной проверкой дает возможность сделать выводы о сохранности материально-производственных запасов в организации и предложить руководству профилактические мероприятия.

Важную роль в обеспечении сохранности материальных ценностей играет подбор работников, связанных с материальной ответственностью. На эти должности рекомендуется назначать лиц, имеющих специальную подготовку и не имеющих взысканий за хищения и злоупотребления.

Далее аудитор проверяет качество инвентаризаций материально-производственных запасов. В первую очередь необходимо определить, всегда ли на предприятии проводится обязательная инвентаризация (перед составлением годовой отчетности, при смене материально ответственного лица, при выявлении хищений, порче имущества и др.). После установления периодичности проведения инвентаризации аудитор должен ознакомиться с порядком ее проведения. При этом проверяются приказы руководства на создание инвентаризационной комиссии, в состав которой должны быть включены специалисты, хорошо знакомые с условиями хранении и порядком учета материальных ценностей. Затем аудитор исследует инвентаризационные описи, записи в которых производятся в следующем порядке: комиссия фиксирует фактические остатки материальных ценностей в местах их хранения, а затем в бухгалтерии в описи заносятся учетные данные. Если инвентаризация фактически проводилась и проводилась качественно, то в инвентаризационных описях должны иметься отклонения учетного количества от фактических данных.

Проверке также подлежат сличительные ведомости, в которых отражают результаты инвентаризации. В сличительные ведомости заносят только те виды материальных ценностей, по которым выявлены излишки или недостачи по сравнению с данными бухгалтерского учета. По каждому случаю недостач или излишков материально ответственные лица представляют письменные объяснения. Взаимный зачет недостач излишками допускается только с разрешения руководства, если они образовались по материальным ценностям одного наименования у одного и того же материально ответственного лица и за один и тот же период. После зачета определяется окончательная сумма излишков или недостач. Правильность их определения и отражения в учете должен проверить аудитор.

Аудитор анализирует инвентаризационные ведомости на предмет указания всех необходимых реквизитов. На каждой странице описи должны быть указаны прописью число порядковых номеров и общий итог количества всех материальных ценностей в натуральном выражении. Также опись должна содержать перечень всех членов инвентаризационной комиссии с указанием их должностей и подписей. Аудитор может провести выборочную инвентаризацию. Объем определяется аудитором самостоятельно на основе своего профессионального суждения. Это объем обусловлен степенью доверия к системе внутреннего контроля клиента. Если на предыдущих стадиях проверки был выявлен слабый контроль над сохранностью материальных ценностей, необходима сплошная инвентаризация, если же контроль осуществляется на достаточно высоком уровне, то проводится выборочная проверка. Но если результаты выборочной инвентаризации окажутся неудовлетворительными, рекомендуется провести сплошную проверку.

До начала проведения инвентаризации аудитор должен ознакомиться с номенклатурой и объемом материальных ценностей, получить информацию обо всех местах хранения, проинструктировать специалистов, включенных в инвентаризационную комиссию. На дату проведения инвентаризации должны быть получены учетные данные о материальных ценностях. От материально ответственного лица необходимо получить расписку в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу материальных ценностей, сданы в бухгалтерию.

После окончания инвентаризации аудитор должен получить копию инвентаризационной описи, чтобы не допустить внесения в нее последующих изменений.

Результаты инвентаризации, проведенной с участием аудитора, а также знакомство с организацией проведения и правильности учета результатов прошлых инвентаризаций позволяют определить содержание и объем аудиторских процедур на последующих этапах проверки.

Проверка полноты оприходования и правильности оценки материально-производственных запасов — важный этап аудиторской проверки материально-производственных запасов предприятий промышленности и торговли. Нарушение порядка оприходования приводит к хищениям материально-производственных запасов, возникновению излишков сырья, из которого впоследствии можно изготовить неучтенную продукцию. Неучтенная продукция может быть реализована без отражения в учете с целью уменьшения налоговой базы и присвоения полученных средств.

Организация может самостоятельно выбрать вариант оценки материально-производственных запасов при их списании:

1) по себестоимости каждой единицы;

2) по средней себестоимости;

3) по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);

4) по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО).

Аудитору необходимо оценить правомерность применения той или иной формы первичной документации, проверить, насколько соблюдается порядок их заполнения, все ли обязательные реквизиты заполняются, оговариваются ли исправления ошибок, составляются ли они в момент совершения операций, соблюдается ли график документооборота.

На последующих этапах сопоставляются данные документов на оприходование материальных ценностей с данными сопроводительных документов поставщиков. В случае расхождений между фактическим наличием материальных ценностей и наличием, указанным в документах поставщиков, должны составляться коммерческие акты и предъявляться претензии поставщикам. Поверяя реальность операций, аудитор должен установить наличие договоров на поставку материалов, правильность их составления, сопоставимость документов по оплате с данными на оприходование материально-производственных запасов. Также проверяется правильность учета и принятия к зачету налога на добавленную стоимость. Зачет налога производится в том случае, если материалы оприходованы и оплачены, а также используются на производственные нужды. Если в документах поставщиков, подтверждающих стоимость приобретенных материальных ресурсов, не выделена сумма налога на добавленную стоимость, то выделение ее расчетным путем не производится.

Аудитору необходимо изучить отражение на счетах бухгалтерского учета операций по заготовлению материальных ценностей. Корреспонденция счетов должна соответствовать учетной политике организации.

Следующий этап аудиторской проверки материально-производственных запасов — проверка операций по отпуску материалов. В первую очередь, проверяют отпуск материалов в производство и обоснованность их списания на затраты. Необоснованное списание материалов на затраты приводит к завышению себестоимости продукции и занижению прибыли. Расход материалов должен быть подтвержден соответствующими документами. Если на предприятии применяют нормы расходов, важно проверить правильность учета отклонений от норм. Если достигнута экономия по сравнению с нормами, то на себестоимость должен относиться фактический расход, а не нормативный. Если допущен перерасход, то он списывается на затраты производства с разрешения руководства организации. Причем для каждого случая перерасхода должны быть представлены объяснения материально ответственного лица. Аудитор проверяет, не списываются ли материальные ценности без предварительного их оприходования или без оформления соответствующих документов. Фактическая стоимость материалов, израсходованных в производстве, определяется в соответствии методом, указанным в учетной политике организации. При отпуске материалов аудитор проверяет наличие накладных, доверенностей, правильность их оформления, поступление выручки от реализации на расчетный счет или в кассу предприятия в полном объеме. Если материальные ценности реализуются по ценам ниже рыночных, то нужно проверить правильность расчета разницы, корректировки налогооблагаемой прибыли за соответствующий период.

Аудитор должен обратить внимание на информацию о материальных ценностях, отраженную в приказе об учетной политике организации:

1) методы оценки материально-производственных запасов по их видам;

2) последствия изменения в учетной политике методов оценки материально-производственных запасов. При этом важно оценить экономические последствия такого изменения;

3) стоимость материально-производственных запасов, переданных в залог. Материально-производственные запасы, которые переданы в залог, остаются в собственности организации, отражаются на балансе залогодателя;

4) разницу между фактической себестоимостью материально-производственных запасов и стоимость их возможной реализации на конец отчетного года. Сумма уценки относится на финансовый результат, но не учитывается для целей налогообложения.

В ходе проверки контролируется равенство данных аналитического, синтетического учета и отчетности. Для этого проверяют точность арифметических расчетов, правильность переноса оборотов и остатков по счетам в регистры синтетического учета, Главную книгу, отчетность.