Аудиторская деятельность: основы организации

Во введении к МСА 230 подчеркивается, что аудитор должен документально оформлять сведения, которые важны с точки зрения формирования доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудит проводился в соответствии с МСА.

Под термином «документация» в МСА 230 понимаются материалы (рабочие документы), составляемые аудиторами и для аудитора или получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита.

Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме хранения информации.

Рабочие документы:

1) помогают при планировании и проведении аудита;

2) помогают при осуществлении надзора и проверки аудиторской работы;

3) содержат аудиторские доказательства, получаемые в результате аудиторской работы, выполняемой с целью подтверждения мнения аудитора.

В разделе «Форма и содержание рабочих документов» МСА 230 указано, что аудитор должен составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита.

В рабочих документах отражается информация:

• о планировании аудиторской работы;

• характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур;

• их результатах;

• выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств.

На форму и содержание рабочих документов оказывают влияние следующие факторы:

• характер аудиторского задания;

• форма аудиторского заключения;

• характер и сложность бизнеса клиента;

• характер и состояние системы бухгалтерского учета и СВК клиента;

• необходимость при определенных обстоятельствах направлять работу ассистентов аудитора, осуществлять надзор и проверять такую работу;

• конкретные методы и приемы, применяемые в ходе проведения аудита.

Приведем более подробный перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации аудитора:

1) информация относительно организационно-правовой формы и организационной структуры экономического субъекта;

2) извлечения или копии учредительных документов экономического субъекта, а также иных важных юридических его документов (договоров, контрактов, протоколов и т. п.);

3) материалы, свидетельствующие о планировании аудита, и программы аудита;

4) записи об изучении и оценке систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (описания, вопросники, схемы документооборота или их комбинации);

5) анализ хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

6) анализ существенных показателей и тенденций деятельности экономического субъекта;

7) записи о характере, дате проведения и объеме проведенных аудиторских процедур и результатах таких процедур;

8) материалы, свидетельствующие о том, что работа, выполненная ассистентами аудиторов, контролировалась аудиторами;

9) сведения о том, кем и когда выполнялись аудиторские процедуры;

10) копии переписки с другими аудиторскими фирмами, экспертами и прочими лицами в связи с проводимым аудитом экономического субъекта;

11) копии переписки или записи обсуждений во время встреч с экономическим субъектом по поводу вопросов, возникших в процессе аудита, включая условия проведения аудита;

12) письма-подтверждения, полученные от экономического субъекта;

13) выводы, сделанные аудиторской фирмой по результатам аудита;

14) копии бухгалтерской и иной финансовой документации экономического субъекта.

Копии, в том числе фотокопии, документов экономического субъекта могут быть включены в состав рабочей документации с согласия экономического субъекта.

Согласно разделу «Конфиденциальность, обеспечение сохранности, хранение рабочих документов и право собственности на них» сведения, содержащиеся в рабочей документации, конфиденциальны. Поэтому аудитору необходимо установить соответствующие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение необходимого периода времени.

Объем рабочих документов зависит от профессионального суждения аудитора. При определении объема рабочих документов, необходимых для подготовки и хранения, стандарт рекомендует продумать, что может потребоваться другому аудитору, ранее не занимавшемуся данным аудитом, чтобы получить представление о проделанной работе, причинах принятых принципиальных решений, но не о деталях аудита.

По окончании аудита к моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена), завершена оформлением и передана на хранение в архив.

Практика показывает, что рабочие бумаги аудитора хранятся в папках – так называемых досье (файлах) на клиента. Файлы разделяют следующим образом:

а) текущие;

б) постоянные;

в) специальные.

Практика аудита показывает, что по каждому клиенту можно вести один постоянный файл и набор текущих файлов по аудиту каждого года.

Текущий файл содержит рабочие документы, относящиеся к проверяемому году. Обычно сюда включаются:

а)  программа аудита (ее удобно включать в отдельный файл и отмечать в ней выполненные процедуры и дату их завершения);

б)  общая информация (по текущему периоду) – записи по планированию аудита и иная информация, которая не входит в постоянные файлы:

• краткое содержание или протоколы собраний совета директоров;

• краткое содержание контрактов или соглашений;

• замечания о спорах с клиентом;

• проверка рабочих документов, общие выводы.

Сюда можно включить и документацию по оценке риска средств контроля, хотя российские аудиторские фирмы редко документально фиксируют уровень такого риска, да и клиенты, как правило, пока не готовы воспринимать количественное выражение такого риска;

в)  рабочий пробный баланс , составленный клиентом к началу проверки. Когда аудитор обнаруживает существенные ошибки и погрешности в бухгалтерских записях, возникает необходимость откорректировать финансовую отчетность, представленную клиентом для подтверждения;

г)  вспомогательные записи – самая значительная часть рабочих документов. В отечественной практике они составляются в произвольной форме. В ряде случаев такие записи не содержат итогов и не связаны с Главной книгой, они всего лишь подтверждают осуществленные тесты и фиксируют выявленные результаты. Другие вспомогательные записи служат для подтверждения конкретных сумм финансовой отчетности.

Постоянный файл содержит «историческую» или основную обновляемую информацию о клиенте. Обычно данные постоянных файлов долгое время не утрачивают своей ценности.

К ним относятся:

• выписки или копии учредительных документов клиента;

• выписки или копии договоров и контрактов;

• описи облигаций и других ценных бумаг;

• материалы предыдущего анализа и аудита;

• особенности налогообложения клиента.

Эта информация важна для аудита на протяжении длительного времени.

Специальный файл аудиторские фирмы открывают в зависимости от обстоятельств и включают в них:

• подшивки корреспонденции клиента;

• специальные постановления, указы;

• налоговую документацию клиента;

• данные о соблюдении клиентом законодательства и др.

Рабочие документы должны подтверждать, что:

1) аудит был хорошо спланирован и соответствующим образом контролировался;

2) собранные свидетельства достоверны, достаточны и своевременны;

3) аудиторское заключение соответствует результатам осуществленной проверки.

Рабочие документы – это еще и основа для контроля качества выполненной у клиента работы, а также справочный материал для подготовки персонала в самой аудиторской фирме; они помогают планировать и координировать выполнение последующих аудиторских проверок.

Рабочие документы являются собственностью аудитора (аудиторской фирмы) и должны быть соответствующим образом сохранены и защищены ввиду их конфиденциального характера . Обычно файлы на клиентов хранятся в аудиторской фирме в специальном помещении. Срок хранения определяет сам аудитор (аудиторская фирма) исходя из возможных юридических или профессиональных последствий или требований.