Автосервис. Создание и компьютеризация: Практическое пособие

База данных о товарах

База данных о товарах должна обеспечивать:

– накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;

– просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

– выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

– заказ нескладируемых товаров;

– создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

– указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

– неограниченное число замен товаров с учетом цены;

– предложение замены при отсутствии на складе;

– определение инструкции о месте доставки;

– конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

– дробные количества (меры) товаров в заказе;

– распознавание штрих-кодов;

– возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

– возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:

– каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;

– код, наименование и размеры;

– несколько возможных единиц измерения;

– штриховой код;

– вторичные коды, идентифицирующие товар;

– неограниченное число замен товара;

– неограниченное число аналогов товара;

– вызов товара по коду заказчика или поставщика;

– коды товара у различных заказчиков;

– коды товара у различных поставщиков;

– оригинальный код товара у производителя;

– отслеживание партий товара;

– отслеживание серийных номеров товаров;

– формирование наборов товаров для реализации;

– указание основного адреса на складе и дополнительных;

– возможность включения товара в отложенные заказы;

– товарные группы;

– группы для ценообразования;

– группы для анализа продаж;

– группы по начислению комиссионных;

– группы по стоимости;

– группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

– группы для производства;

– группы по бонусам и комиссионным;

– группы по таможенным пошлинам;

– группы по способу доставки;

– параметры для закупок;

– экономичное количество в заказе;

– времена поставки;

– минимальный/максимальный запас на складе;

– пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза;

– до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;

– комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

– коды налогообложения;

– средневзвешенная стоимость;

– последняя стоимость;

– нормативная стоимость.

Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре запасных частей и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов по запчастям, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований деталей как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.

Каждая запасная часть (номер по каталогу) является самостоятельным товаром, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.

Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.

Признаки (коды):

– признак группы спроса – ABC (автоматически вводится после анализа за период);

– коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводится после анализа за период);

– признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);

– признак ручного контроля;

– признак важного резерва;

– признак наличия страхового запаса;

– группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);

– группа обрудования (топливка, электрика, резино-технические и т. д.);

– коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

– коэффициент рентабельности фактический в периоде;

– признак категории калькуляции розничных цен;

– признак категории изменения розничных цен;

– признак группы скидок с розничных цен;

– признак группы стоимости – XYZ;

– признак степени конкуренции;

– признак показательных цен;

– коэффициент общего изменения цен;

– признак группы цен;

– признак группы скидок;

– признак необходимости снижения цен поставщика;

– фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;

– коэффициент пересчета нетто-цен после коррекции;

– коэффициент пересчета нетто-цен после максимальной скидки.

Основные данные:

– название изготовителя машин (группа);

– номер детали по каталогу изготовителя машин;

– номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;

– номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей;

– наименование на русском языке;

– наименование на английском языке;

– код изготовителя детали (несколько полей);

– код и название подгруппы;

– в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;

– модели машин, для которых предназначена деталь;

– применяемость (неограниченно полей);

– период применения на машине;

– VIN-код применяемости;

– код модели двигателя;

– какой деталью заменена (после снятия с производства);

– вместо какой детали введена в конструкцию;

– код взаимозаменяемости;

– код наименования;

– срок службы расчетный;

– возможность восстановления после износа;

– единица измерения;

– вес;

– объем;

– количество на 1 машину;

– количество в комплекте;

– вид упаковки;

– количество в упаковке;

– вид тары.

Складские данные:

– адрес хранения;

– наличие на складе фактическое;

– наличие на других складах;

– минимальный запас или точка заказа;

– максимальный запас;

– страховой запас;

– неприкосновенный запас – до решения руководства. Ценовые данные:

– закупочная цена в валюте;

– закупочная цена в рублях;

– розничная цена в валюте;

– розничная цена в рублях;

– признак категории калькуляции розничных цен;

– признак категории импортной пошлины;

– признак категории изменения розничных цен;

– признак группы скидок с розничных цен;

– признак степени конкуренции;

– признак показательных цен;

– коэффициент общего изменения цен;

– признак группы цен;

– признак группы скидок;

– признак необходимости снижения цен поставщика;

– фактический коэффициент пересчета текущий;

– коэффициент пересчета нетто после коррекции;

– коэффициент нетто после максимальной скидки;

– другие признаки (до 10).

Данные для заказов и отгрузок:

– срок поставки;

– минимальное количество для заказа, норматив поставщика;

– оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;

– заказано у поставщика;

– подтверждено поставщиком к поставке;

– недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;

– неудовлетворенный спрос, шт.;

– недогружено заказчику (долг), шт.;

Статистические данные:

– продано в периоде – нарастающим с начала года, шт.;

– продано в периоде, кг;

– продано в периоде, куб. м;

– продано в периоде в закупочных ценах;

– продано в периоде в розничных нетто ценах;

– валовой доход в периоде;

– продано в году “текущий-1”, шт.;

– продано в году “текущий-2”, шт.;

– продано в году “текущий-Х”, шт. /до 5 и более лет/. Аналитические данные:

– признак группы спроса – ABC;

– признак группы стоимости – XYZ;

– коэффициент оборачиваемости запаса фактический;

– коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

– коэффициент рентабельности фактический в периоде;

– сбыт на 1000 машин в год, шт.;

– сбыт на 1000 машин в год, кг;

– сбыт на 1000 машин в год, куб. м.

Особенности учета сервисных операций

Модуль “сервис” должен обеспечивать возможности контролировать трудозатраты, израсходованное машинное время, материалы, сырье в многоуровневом режиме.

и отдельный учет сервиса собственных машин, принадлежащих предприятию или арендованных для производственных нужд с отнесением расходов на затраты производства;

и учет восстановления отдельных агрегатов для помещения на склад в качестве оборотного ремфонда и товара для продажи с отнесением расходов и доходов на реализацию запасных частей;

и обеспечение строгого разделения прав пользователей сервисного цеха – менеджер, например, не сможет обслужить клиента в обход фирмы, так как без регистрации заказа в программе работники цеха не выполнят работы, требуемые клиенту, при отсутствии накладной склад не выдаст запчасти и расходные материалы, а охрана не выпустит обслуженный автомобиль без отметки об оплате денег в кассу; в этом случае сотрудники не в состоянии предпринимать действия, наносящие ущерб предприятию.

Операции и запросы:

– сохранение всех отчетных документов с возможностью их последующей распечатки;

– автоматическое занесение в базу данных информации о клиенте и его автомобиле при заполнении наряда-заказа на работы с последующим автоматическим извлечением занесенной информации;

– заполнение наряд-заказа на выполненные работы, с применением норм времени по конкретной марке автомобиля;

– выборка нормативов трудозатрат из базы, применимой к выбранной модели автомобиля;

– анализ стоимости работ по ремонту автомобиля;

– возможность редактирования норм времени, создание собственных баз по нормам времени;

– печать заказа;

– ввод результатов производства;

– вывод информации о результатах производства;

– зачет результатов производства;

– вывод журнала производства;

– автономный расчет стоимости продукции.

Отчеты и справки:

• отчет о проведенных работах (за любой день или период);

• отчет об исполнителях работ (за любой день или период);

• сохранение всех отчетных документов, с возможностью их последующей распечатки;

• отчет о незавершенном производстве;

• запрос о доступности компонентов (деталей, материалов);

• запрос об использовании компонентов;

• вывод спецификации изделия;

• вывод информации об использовании;

• отчет по истории производства;

• ввод перемещений между хранилищами;

• отчет о перемещениях между хранилищами.

Статистика по клиентам:

– информация о клиенте и его автомобиле;

– информация о выполненных работах, даты их проведения, исполнители работ.