Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

3. В отчете фиксируются основные этапы проекта, что позволяет контролировать его выполнение.

Перед первым совещанием руководитель проекта или менеджер должен заполнить информационную справку и раздать ее членам команды. Это позволит увидеть документ в действии.

Отчеты о текущем статусе проекта

Данные отчеты регулярно составляются для руководителя проекта и информируют его о том, на какой стадии находится выполнение проекта, обозначенного в уставе команды.

Для каждой проблемы, обозначенной в отчете, необходимо составить план решения. Благодаря этому руководитель проекта увидит, что команда контролирует исполнение намеченного.

Итоговый отчет

По завершении проекта следует составить итоговый отчет – документ, в котором будут перечислены достижения и неудачи команды. В нем необходимо указать, что прошло хорошо, какие инструменты были наиболее полезными, какие результаты достигнуты и что можно было бы улучшить. С отчетом следует ознакомить всех сотрудников. Его составлением, как правило, занимается лидер команды.

Устав команды, отчеты о совещании, текущие и итоговый отчеты – это ценные инструменты, помогающие наладить эффективный обмен информацией между участниками проекта. Они помогут воплотить проект в жизнь и создать прочный фундамент для дальнейших действий. После того как вы ознакомитесь с четырьмя предыдущими разделами, настанет время перейти к поэтапному плану внедрения бережливых методов, которое вот-вот начнется.

5. Стратегический план

Построение бережливого офиса осуществляется в три этапа. Каждому из них соответствует та или иная часть книги. Все части были составлены таким образом, чтобы облегчить понимание и практическое использование описываемых инструментов и методов. Мы рекомендуем не торопиться и тщательно изучать каждый раздел перед тем, как переходить к следующему. В конце каждой части приводится тест, который поможет вам понять, готовы ли вы двигаться дальше.

Часть первая. Убедите других и задайте нужное направление

Идеи и инструменты, описанные в первой части, помогают:

• понять, почему организация должна использовать бережливые методы, чтобы остаться конкурентоспособной;

• понять, зачем нужны перемены;

• разобраться в семи видах потерь;

• наладить продуктивный диалог и поставить общую цель;

• изменить поведение сотрудников в положительную сторону;

• организовать в офисе кайдзен-мероприятие;

• определить и оптимизировать поток создания ценности и внедрить основные инструменты удовлетворения потребительского спроса;

• плавно перейти ко второй части.

Часть вторая. Создайте условия для возникновения непрерывного потока

Идеи и инструменты, описанные во второй части, помогают:

• сделать поток работы более плавным;

• проанализировать и равномерно распределить рабочую нагрузку;

• стандартизировать работу и обеспечить предсказуемый результат;

• обучить сотрудников смежным специальностям;

• культивировать положительное отношение к концепции бережливого производства;

• плавно перейти к третьей части.

Часть третья. Сохраните достигнутые результаты

Идеи и инструменты, описанные в третьей части, помогают:

• контролировать процессы при помощи визуального менеджмента;

• изменить корпоративную культуру и привить сотрудникам стремление к непрерывному совершенствованию;

• организовать обучение персонала на регулярной основе;

• разработать систему показателей для отслеживания положительных тенденций;

• создать средства визуального контроля и защиты от ошибок, чтобы свести к минимуму количество дефектов.

Резюме

В данной главе были описаны методы и инструменты, необходимые, чтобы вовлечь в построение бережливого офиса каждого сотрудника организации и объяснить всем стоящие перед ними задачи. Она состоит из пяти основных разделов:

1. Роль руководства

Перед началом любого проекта менеджер должен внимательно изучить подконтрольную ему зону или процесс и собрать о них все имеющиеся сведения. Он должен понимать значимость предсказуемого результата и уметь донести эту мысль до подчиненных.

Используемые инструменты: вопросник для самооценки руководства.

2. Обеспечение предсказуемого результата

Повторяющийся результат выполнения работы и стандартизированные процессы – это важнейшие условия потребительской удовлетворенности. Другими словами, обеспечить предсказуемый результат – значит сделать все необходимое, чтобы работа всегда выполнялась стандартными методами и чтобы каждый раз потребительский спрос был удовлетворен. Отпуска, увольнения, переход сотрудников в другие отделы – все это может помешать сделать результат работы предсказуемым и привести к упущению привлекательных коммерческих возможностей.

Используемые инструменты: вопросник «Обеспечение предсказуемого результата».

3. Результативные совещания

Ни один проект по созданию бережливого офиса не увенчается успехом без эффективного взаимодействия внутри команды, бережного отношения ко времени и внимательного подхода к удовлетворению ожиданий сотрудников.

Используемые инструменты: форма для оценки результативности совещаний.