Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Зачастую такие помехи представляют собой деятельность, не добавляющую ценности. Цель создания бережливого офиса – избавиться от таких видов деятельности или офисных потерь, чтобы выполнять лишь ту работу, за которую платит потребитель. Устранение помех позволяет обеспечить бесперебойный поток работы.

Ценность – это то, за что готов платить потребитель. Работа, не добавляющая ценности, – это деятельность, за которую потребитель не захочет платить. Карта потока создания ценности дает возможность выявить операции, добавляющие и не добавляющие ценность, и в конечном итоге избавиться от тех из них, которые представляют собой потери. Конечная цель бережливого офиса – выявить и устранить все виды деятельности, которые не добавляют ценности для потребителя. Для этого используются инструменты бережливого производства.

Выявление потока создания ценности

Для выявления потока создания ценности используется ряд методов. Наиболее распространенными являются:

1. Анализ потока работ.

2. Анализ объема работы.

3. Анализ деловой конъюнктуры.

4. Анализ требований потребителей.

1. Анализ потока работ

Поток создания ценности можно выявить, построив несложную таблицу или схему, которая показывает, какие единицы работы подвергаются одним и тем же операциям. Единица работы – это определенное количество материала, информации или услуг, которое протекает через процесс или поступает с одной операции на другую.

Анализ потока работ осуществляется следующим образом:

1. Слева составьте список потребителей. Этот список вносится в устав команды.

2. В следующей графе укажите объем производства, общий объем продаж или число пациентов/клиентов для каждого типа потребителей за конкретный период времени. Следует взять данные как минимум за три месяца. Оптимальный период – полгода-год.

3. В верхней части таблица составьте список процессов в той последовательности, в которой они затрагивают потребителей, перечисленных в левой графе.

4. Выявите все процессы, специфические для каждого из потребителей.

5. Сгруппируйте потребителей, использующих одни и те же процессы.

К примеру, в отделении рентгенологии и ортопедии применяются схожие процессы, и поэтому их можно включить в единый поток создания ценности. Акушерство и гинекология представляют собой другой поток создания ценности, поскольку в данном случае пациентам не нужно получать направление.

При реализации первого проекта по созданию бережливого офиса не рекомендуется заниматься совершенствованием сразу нескольких потоков создания ценности.

2. Анализ объема работы

Составьте список потребителей с учетом количественных показателей (годовой объем продаж, общее количество пациентов и т. д.). В приведенном выше примере продажи на внутреннем и международном рынке составляют более 80 % от общего объема продаж. Они могут рассматриваться как поток создания ценности, если определяющим фактором был общий объем продаж. Продажи на вторичном рынке представляют собой отдельный поток создания ценности.

3. Анализ деловой конъюнктуры

Сегодня, в условиях острой конкуренции, когда технологии и коммуникация играют ключевую роль, организация должна постоянно стремиться быть лучшей. Следует внимательно следить за своими конкурентами. Если конкурент создал продукт, который может сократить долю рынка компании, последней придется выявить новый поток создания ценности, который позволит ей остаться конкурентоспособной.

4. Анализ требований потребителей

Нередко внешний потребитель просит или требует усовершенствовать товар или услугу, и его запрос объединяет соответствующие процессы в поток создания ценности. Такой подход к выбору потока создания ценности превосходит по важности все остальные.

Составление карты потока создания ценности

Цель составления карты потока создания ценности – получить общую схему соответствующего комплекса процессов.

Карта потока создания ценности позволяет:

• выработать единое видение;

• получить наглядное представление о процессе, которое улучшает понимание происходящего и облегчает коммуникацию;

• выявить участки, на которых есть потери;

• заложить фундамент для развертывания инициатив по созданию бережливого офиса, приоритетом которых становится точка зрения потребителя.

Составление карт потока создания ценности – это не только инструмент управления. Вывесите карты потока создания ценности на всеобщее обозрение, чтобы они помогали пониманию процесса совершенствования. При необходимости обновляйте данные. Карты потока создания ценности следует вывесить рядом с уставом команды вместе с дополнительной информацией о проекте по внедрению бережливого офиса.