Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Канбан – это инструмент для управления и визуального контроля рабочего потока, выполненный в виде карточки или какого-либо иного визуального средства, который сигнализирует о потребности процесса в дополнительной работе или материале.

Используя систему канбан для канцелярских принадлежностей, вы поймете суть этого инструмента, что пригодится вам в дальнейшем, поскольку в следующей главе мы будем говорить о канбан применительно к рабочим процессам.

Самый распространенный пример использования канбан можно встретить в ближайшем супермаркете. Когда вы покупаете банку томатной пасты и проводите ее через кассу, поставщику (оптовая база производителя) поступает электронное извещение, т. е. канбан. Как только запасы пасты в магазине снижаются до определенного уровня, поставщик при следующей отгрузке производит пополнение запасов до заранее установленного уровня. Процедура повторяется снова и снова. Канбан можно использовать для канцелярских принадлежностей точно так же, как и для рабочих процессов.

2. Изучите потребности офиса в канцелярских принадлежностях

Команда должна составить список необходимых канцелярских принадлежностей. Чтобы составить этот список, сначала тщательно перепишите содержимое шкафчика с канцелярскими принадлежностями. Затем раздайте получившийся список работникам офиса и попросите их отметить, сколько принадлежностей каждого вида им требуется. Ниже приводится примерная форма для изучения потребностей в офисных принадлежностях.

3. Установите минимальное и максимальное количество принадлежностей каждого вида

Задача команды по созданию бережливого офиса – изучить потребности в канцелярских принадлежностях, оценить количество канцтоваров, которое требуется на определенный период, и определить стандартное количество принадлежностей каждого вида, которое должно быть в наличии. Эти цифры и будут минимальным и максимальным количеством канцтоваров.

Команда должна договориться о:

• типе канцелярских принадлежностей каждого вида (существуют десятки типов шариковых ручек, карандашей и т. д.; договоритесь об определенном количестве принадлежностей каждого типа);

• недельном или месячном запасе принадлежностей каждого вида;

• минимальном количестве принадлежностей;

• максимальном количестве.

Минимального количества канцелярских принадлежностей должно хватать на то время, пока пополняется запас.

При определении максимального/минимального количества канцтоваров учитывайте следующие моменты:

• Убедитесь, что предусмотрен способ заказа особых видов канцтоваров, которые не входят в стандартный список.

• Через несколько недель следует еще раз оценить требуемое минимальное/максимальное количество канцелярских товаров на случай, если в силу обстоятельств его необходимо скорректировать.

• Многие поставщики канцтоваров доставляют заказы ежедневно без взимания дополнительной платы, но при этом устанавливают минимальную сумму заказа.

4. Разработайте форму для заказа канцелярских принадлежностей

Составив стандартный список канцтоваров и определив их минимальное/максимальное количество, создайте форму для их заказа. Число принадлежностей каждого вида, которое требуется заказать, определяется как разница между их минимальным и максимальным количеством. Форма для заказа заполняется на основе карточек канбан, которые будут созданы на следующем (пятом) этапе. Ниже приводится пример такой формы:

Форма для заказа канцелярских принадлежностей должна содержать следующую информацию:

• код товара;

• ссылку на страницу каталога или веб-адрес;

• стоимость заказа;

• номер счета;

• любую другую информацию, необходимую для заказа.

Заказ можно отправлять офис-менеджеру в виде электронного письма или напрямую оформлять заказ в интернет-магазине поставщика.

5. Создайте карточки канбан

Одна карточка канбан предназначена для повторного заказа канцелярских принадлежностей определенного вида. Каждую карточку следует заламинировать и присвоить ей цветовой код. Кроме того, карточки должны различаться по цвету в зависимости от места, где будут заказываться канцелярские принадлежности (возможно, потребуется разграничить внутренних и внешних поставщиков: Staples, Office Depot, корпоративный склад и т. д.).

Карточка должна быть такого размера, чтобы на ней помещалась вся необходимая информация, а именно:

• наименование канцелярских принадлежностей;

• минимальное количество;

• максимальное количество;

• заказываемое количество (максимальное количество минус минимальное количество);

• имя поставщика;

• код товара;

• номер страницы каталога;

• инструкции по использованию карточки канбан.

Ниже приводится пример карточки канбан для канцелярских принадлежностей:

Все карточки канбан следует помещать в специальный контейнер, расположенный рядом со шкафчиком для принадлежностей. Не забудьте его как-нибудь пометить.