Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

• плата за рассмотрение заявки на ипотеку, а также ипотечные ставки существенно различаются у разных кредитных учреждений;

• имеется большой разброс в плате за обучение в высших учебных заведениях;

• годовые процентные ставки по разным кредитным картам сильно варьируют;

• цена выполнения того или иного строительного проекта, предлагаемая разными подрядчиками, может существенно отличаться.

Такая вариабельность во всех этих и множестве других примеров возникает из-за величины «приемлемых» той или иной организацией потерь (независимо от того, как они определяются).

Далее перечисляются семь видов потерь, которые можно найти в любой организации любой отрасли.

1. Перепроизводство

Выполнение определенного типа работы до того, как это потребуется, является потерями. Это самый худший из всех видов потерь, поскольку перепроизводство приводит к другим потерям. К примеру, если подготовить оферту для клиента до того, как он сделает запрос, возникают потери следующих видов: излишняя обработка, перемещение, движение и т. д. Чтобы понять, какие операции вам необходимы, а от каких следует отказаться, вы должны четко представлять, что вы производите и что нужно вашему клиенту.

Далее приводятся несколько примеров этого вида потерь, а также инструменты бережливого производства, которые помогут от них избавиться.

Примеры перепроизводства:

• составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны;

• изготовление лишних копий документов;

• пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз;

• ввод повторяющейся информации во множество документов;

• бессмысленные собрания.

Инструменты для устранения перепроизводства:

• время такта;

• питч;

• стандартизированная работа;

• выравнивание рабочей нагрузки;

• изучение потребности в той или иной операции.

2. Ожидание (время в очереди)

Любое ожидание (людей, подписи, информации и т. д.) – это потери. Этот вид потерь можно сравнить с низко висящим яблоком, до которого легко дотянуться, сорвать и использовать по назначению. Часто мы не считаем бумаги, лежащие в лотке для поступающих документов, источником потерь. Однако вспомните, сколько раз мы перебираем этот лоток, пытаясь найти что-то нужное? Сколько раз вы принимаетесь за какое-либо дело перед тем, как закончите его? Чтобы избавиться от этого вида потерь, необходимо следовать принципу «закончил – подшил (или выбросил)».

Далее приводятся несколько примеров второго вида потерь, а также инструменты бережливого производства, которые помогут от них избавиться.

Примеры потерь второго вида:

• большое количество обязательных подписей и разрешений;

• зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задачи;

• задержки в получении информации;

• проблемы с программным обеспечением;

• выполнение задачи разными отделами;

• отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи.

Инструменты для устранения потерь второго вида:

• карта потока создания ценности;

• 5S;

• питч;

• курьеры;

• система документооборота.

3. Движение

Любые передвижения людей, документов и/или обмен электронными сообщениями, которые не создают ценность, являются потерями. Этот вид потерь возникает из-за плохой планировки офиса, неисправного или устаревшего офисного оборудования и отсутствия необходимых материалов. Эти потери коварны и незаметны в тех офисных процессах, которые не анализировались на предмет возможных улучшений. Независимо от отрасли в компании можно найти работников, которые выглядят «занятыми», но на самом деле не повышают ценность товара или услуги. Инструменты бережливого производства помогут вам определить, сократить и/или устранить потери третьего вида.

Далее приводятся несколько примеров этого вида потерь, а также инструменты бережливого производства, которые помогут от них избавиться.

Примеры потерь третьего вида:

• поиск файлов на компьютере;

• поиск документов в картотеке;

• постоянное перечитывание справочников в поисках информации;

• передача документов на следующий этап работы вручную;

• выполнение одной задачи разными отделами при отсутствии эффективного взаимодействия;

• отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи.

Инструменты для устранения потерь третьего вида:

• стандартизированная работа;

• перепланировка рабочего пространства;

• короткие организационные совещания;

• карточки канбан для канцелярских принадлежностей;

• вытягивающая система и супермаркет;

• отслеживание документов.

4. Перемещение