Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

…

Завод находится в плачевном состоянии. Управление складом отлажено плохо. Много проблем с поставками сырья. Производительность труда низкая.

…

Оценочные характеристики – «много» («мало»), «хорошо» («плохо»), «эффективно» («неэффективно») и подобные им – не помогают прояснить ситуацию. «Много» – это сколько? Почему вы считаете ситуацию плохой? Что значит «неэффективно»? Неэффективно по сравнению с чем? Без цифр и фактов в этом невозможно разобраться.

Оценочные суждения не дают информации, а лишь характеризуют отношение автора к ситуации. Отношение это вполне может быть предвзятым, ошибочным. Некоторым из нас свойственно приукрашивать реальность и недооценивать проблемы – смотреть на мир сквозь розовые очки. Другие, напротив, склонны к пессимизму, излишне критичны. Поэтому оценочные суждения вызывают у первых лиц закономерное недоверие и желание узнать, что конкретно стоит за такими оценками.

Отчет, содержащий конкретику

…

I. Проблемные области:

1. Низкая производительность труда Производительность труда на предприятии на 15 % ниже среднеотраслевой. Причина – зависимость от трех крупных клиентов, с которыми завод работает по разовым договорам. Это вынуждает держать избыточный персонал и оплачивать его простои в расчете на крупный заказ.

2. Перебои в снабжении сырьем Когда я приехал на завод, сырья не было и цех первичной обработки простаивал 3 дня. По словам главного инженера, такая ситуация складывается у них 6–8 раз в году. Причина в том, что они заказывают сырье раз в квартал крупными партиями по 150–200 т и не используют систему поставок «точно в срок».

3. Затоваривание склада готовой продукции

…

Приведенный пример содержит не только цифры и факты. «Производительность на 15 % ниже среднеотраслевой» – это бенчмарк, то есть сравнение с какими-то характерными значениями. Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не помещены в сравнительный контекст. Проиллюстрируем это еще одним примером – «офисным».

Директор по административным вопросам сообщает правлению компании о результатах поиска нового офиса класса A. Цель автора – получить решение о том, какой из вариантов устраивает компанию.

Отчет с конкретикой, но без сопоставления

В данном случае территориальное расположение, качество отделки, транспортная доступность и другие неценовые критерии выбора офисов рассматривались раньше и для данных вариантов сопоставимы. Значит, главный критерий выбора – это затраты. Но каковы эти затраты на самом деле? Являются ли они «правильными» или хотя бы приемлемыми? Велики они – или, наоборот, малы?

Получить ответ на этот вопрос поможет сравнение:

1. совокупных затрат по каждому из вариантов за весь период аренды (5 лет);

2. совокупных затрат в каждом из вариантов со среднерыночным показателем для офисов класса А;

3. совокупных затрат с затратами на офис, который компания арендует сейчас;

4. доли совокупных затрат в общих расходах компании.

Сравнение всех вариантов по итогам пятилетнего периода помогает увидеть, насколько большое значение имеет размер ежегодной индексации. Вариант «Коралл» с самой низкой арендной ставкой первого года оказывается самым дорогим, если смотреть на совокупные затраты за 5 лет. Сравнение с существующим офисом класса В показывает, насколько значительно вырастают затраты при переезде в офис класса А. Сравнение со среднерыночным показателем говорит о том, являются ли варианты, предлагаемые к рассмотрению, дорогими, средними или экономными для класса А.

Помимо оценочных суждений конкретности препятствуют обобщения.

Предложение, основанное на обобщениях

Вот выдержка из письма лидера профсоюзной организации руководителю компании. Цель автора – получить согласие с выводами и подходом к решению проблемы.

…

Наша компания совершенно не заботится о людях. Единственная цель – заработать как можно больше. Во всех организациях принято иное отношение к сотрудникам.

…

Следует срочно провести внеочередную индексацию зарплат

…

Ну и как прикажете первому лицу реагировать на подобное? Возражать? Нападать в ответ? Вряд ли это поможет в решении проблемы, поскольку сама проблема не определена и вообще непонятно, есть ли она. Слова «все/никто», «всегда/никогда» и другие обобщения не помогают понять ситуацию и определить шаги по ее улучшению.

Вместо обобщений профсоюзному лидеру следовало использовать цифры и факты.

Предложение, содержащее конкретику