Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Геннадий Станиславович, здравствуйте!

В прошедшем году наши сотрудники печатали много документов в цвете даже тогда, когда могли бы обойтись черно-белой печатью. Затраты на цветную печать составили $1,5 млн – почти 2 % от общих расходов фирмы.

Предлагаю запретить цветную печать справок, основных страниц отчетов и технической документации и печатать в цвете только обложки и те страницы, где такая печать действительно необходима.

Это позволит нам экономить не менее $1 млн ежегодно.

Панчевская Алина,

руководитель бэк-офиса

Вот теперь президенту ясен масштаб бедствия. Решение этого тривиального на первый взгляд вопроса заслуживает некоторого внимания со стороны главы фирмы: цена вопроса достаточно велика.

Цену вопроса и отдачу от решения крайне желательно представлять в измеримых величинах. Лучше всего делать это в денежном выражении или в единицах, сопоставимых с деньгами. Когда это невозможно, следует описывать другие последствия, важные для первого лица.

Последствия той или иной ситуации могут быть как негативными (затраты, потери, риски), так и позитивными (возможность заработать, новые перспективы развития и т. п.). Не забывайте о том, что отдача бывает не только краткосрочной, сиюминутной – в ряде ситуаций в этой роли выступают новые возможности и грядущая перспектива. А цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились.

Предложение, описывающее потенциальную выгоду

Менеджер по развитию продуктов пишет генеральному директору производственной компании о возможности выполнять нестандартные заказы. Цель автора – получить разрешение на исследование целесообразности пилотного проекта.

Глубокоуважаемый Валентин Сергеевич!

В прошлом году четверо из десяти наших крупнейших клиентов обращались к нам с запросом на выпуск нестандартных изделий по их техническому заданию. На сегодняшний день мы отказываемся от подобных заказов, хотя имеем необходимые производственные мощности.

Предлагаю рассмотреть возможность пилотного проекта – выпуск нестандартного изделия для одного из клиентов. Я могу подготовить и представить предварительные расчеты до конца этой недели.

Если пилотный проект покажет целесообразность работы по нестандартным заказам, мы сможем более тесно привязать к себе крупных клиентов. Вероятно, мы сможем получать дополнительный доход, поскольку нестандартные изделия стоят дороже стандартных.

С уважением, Юрий Ищенко,

менеджер по развитию продуктов

В этом примере речь идет о новой возможности, а не о проблеме. Цену и выгоды этой возможности пока еще нельзя оценить в деньгах или в других измеримых категориях, поэтому менеджер не предлагает сразу начать принимать нестандартные заказы. Он хочет знать отношение первого лица к самой идее (подходу) и готов рассчитать возможные затраты и эффект (запрос на анализ). И лишь в случае положительного результата расчетов предлагает обсуждать решение – пойти на эксперимент, сделав пилотный проект.

Пообещать «золотые горы» легко. Но за такие обещания придется держать ответ.

Отчет с неясной ценой вопроса

Проведя анализ пилотного проекта, менеджер присылает генеральному директору следующее письмо. Его цель – получить разрешение на проведение пилотного проекта.