Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Потери производства за тот же период составляют $36 млн. Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Для того чтобы уменьшить текучесть клиентской базы, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов. Чтобы устранить производственные потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг. А чтобы добиться легального сокращения налогов, следует нанять финансовых консультантов.

Автор этого текста использует сравнительно короткие предложения. В каждом предложении содержится всего одна мысль. Однако информация все равно воспринимается тяжело, поскольку в одном большом абзаце соединены мысли на три различные темы: текучесть клиентов, потери производства и налоговая нагрузка. Их лучше разделить.

Абзацы, группирующие предложения на одинаковую тему

Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Для того чтобы уменьшить эту текучесть, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов.

Ежегодные потери производства составляют $36 млн. Чтобы сократить эти потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг.

Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Чтобы реализовать эту возможность, следует нанять финансовых консультантов.

Еще одна распространенная причина неясности заключается в том, как построены предложения.

Предложения, которым недостает прямоты

• Производится написание и корректировка отчета автором.

• Написание и корректировка отчета осуществляется автором.

• Отчет пишется и корректируется посредством усилий автора.

• Автором осуществляется написание отчета с последующей его корректировкой.

В чем проблема этих предложений? Почему они получились такими сложными, неудобоваримыми?

Прямое предложение

• Автор пишет и корректирует отчет.

В этом варианте используется наиболее прямой способ связи членов предложения:

субъект (автор) – действие (пишет и корректирует) – объект (отчет).

Помните первый класс школы? «Мама – мыла – раму», а не «Рама – мылась – при – помощи – мамы».

В отчетах и предложениях первым лицам встречаются фразы и похуже:

Наблюдается постоянный дефицит товара на складе, приводящий к многочисленным задержкам в поставках клиентам, который является следствием принятого решения об изменении порядка оплаты заказов.

Распутаем логику и восстановим последовательность событий. Текущий порядок:

1. Событие: постоянный дефицит товара на складе.

2. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.

3. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.

Меняем его на:

1. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.

2. Событие: постоянный дефицит товара на складе.

3. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.