Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Текст без злоупотребления терминами и размытыми понятиями

…

Повышение доли высокорезультативных сотрудников – один из главных факторов успеха нашего бизнеса. Однако мы до сих пор используем архаичные, устаревшие практики управления персоналом.

У нас не выстроена система кадрового резерва. Для выявления талантов мы не применяем оценку по компетенциям.

…

Мы недостаточно используем возможности автоматизации. У нас на сервере стоит устаревшая информационная система управления персоналом. Мы могли бы существенно выиграть как в эффективности работы системы, так и в стоимости аппаратного обеспечения. Для этого следует внедрить облачные технологии, не требующие покупки и обслуживания собственных серверов.

…

Не будем говорить о неконкретности прозвучавших утверждений и не будем грешить только на кадровую службу. Первые лица регулярно получают документы, содержащие «птичий язык». «Щебетание» периодически доносится до них из финансовой, юридической, ИТ и всех остальных служб организации.

Зачастую авторы не знают о том, известна ли первому лицу специальная терминология. В таких случаях использовать простой бизнес-язык гораздо безопаснее, чем устраивать внеплановую проверку эрудиции и терпения занятого читателя. Ведь вряд ли цель автора документа – заставить первое лицо открыть Google или «Википедию» в поисках значения незнакомых слов. Если без некоторых терминов обойтись никак нельзя, но вы не уверены в том, что они знакомы адресату, добавьте в конец документа краткий словарь терминов или используйте сноски внизу страницы – в этом случае они оправданны.

Ваша выжимка этой главы: ________________

Часть 5 Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и к главным мыслям документа

В качестве иллюстрации подхода к сокращению всего лишнего рассмотрим пример из области туризма. Уменьшение веса рюкзака – естественный процесс у опытных туристов и альпинистов. По мере накопления практического опыта они отбрасывают все лишнее и нефункциональное. Меняются их привычки и стиль пребывания на природе: вместо страданий под тяжестью рюкзака они наслаждаются путешествием. Кроме того, поход становится безопаснее. Они меньше устают, а значит, могут при необходимости совершить рывок – достичь безопасного укрытия. У них останутся силы на то, чтобы помочь пострадавшему товарищу. Они реже получают вывихи стопы, травмы колена и спины (типичные «болячки» туристов, носящих тяжелые рюкзаки).

Рэй Джардин в своей книге Beyond Backpacking («За пределами туризма»), посвященной легкоходному туризму, приводит результаты исследования зависимости между максимальным пройденным за день расстоянием и весом рюкзаков туристов. Хорошо тренированный турист за световой день (примерно 10 часов) может пройти до 60 км по ровной местности – но лишь в том случае, если вес его рюкзака не превышает 5 кг. Среднее расстояние, проходимое туристами-легкоходами, составляет 30–35 км в день. И так в течение многих недель. Недостижимый показатель для тех, у кого за спиной тяжелый рюкзак.

Вот график, иллюстрирующий эту идею:

К сожалению, я не знаю исследований, показывающих количественную связь между реакцией получателей отчетов и предложений и объемом текста. Исходя из личного опыта создания документов для первых лиц, 5 кг в рюкзаке будут примерно соответствовать одной странице А4. На прочтение одностраничного документа необходимо 2–3 минуты – такое время найдется даже у очень занятого руководителя.

Не всегда возможно сократить вес рюкзака до 5 кг, а отчет или предложение ужать до одной страницы. Но это идеал, о котором стоит помнить.

Как облегчить рюкзак и при этом не страдать от непогоды и прочих лишений? Или, применительно к нашей теме, как сократить текст и при этом достичь цели, сообщив все важное и не сказав ничего лишнего?

Большинство принципов, используемых для сокращения документов (и облегчения рюкзаков), мы уже изучили в предыдущих частях этой книги.