Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

В оригинале этот документ занимал 4 страницы. Как сократить его, используя вышеупомянутый принцип? Какая информация отражает главные мысли, а где «все остальное» – лишнее?

Чтобы ответить на эти вопросы, нужно выстроить пирамиду – отделить пункты верхнего уровня от подпунктов (подробностей):

1. Опыт управления производством (12 лет).

1.1. 4 года – начальник цеха.

1.2. 6 лет – директор по производству завода.

1.3. 2 года – начальник производственного департамента.

2. Склонность к анализу и планированию в ущерб действиям.

2.1. Пример с оптимизацией – сам анализировал все личные дела, затянул сроки.

3. Создает системы, правила. Хорошо умеет работать лишь в структурированной среде. Не любит неопределенности.

3.1. Пример с описанием производственного процесса и распределением ответственности.

3.2. Пример с критикой руководства бывшего работодателя – «управление в пожарном режиме».

4. Много внимания уделяет развитию людей.

4.1. Пример с производственным учебным центром.

5. Рекомендации.

5.1. Отказ в рекомендациях с предыдущей работы без объяснения причин.

5.2. Предположительно ушел из-за конфликта (хотя на интервью отрицает это).

6. Хобби.

6.1 Чтение классической литературы.

6.2. Охота и рыбалка.

Очевидно, пункт 6 можно целиком исключить из отчета. Наличие того или иного хобби любопытно, но не является критерием для оценки соответствия должности. Все остальные пункты верхнего уровня, имеющие отношение к цели письма, можно сгруппировать более компактно:

1. Опыт управления производством.

1.1. 12 лет.

2. Управленческие навыки.

2.1. Склонность к анализу и планированию в ущерб действиям.

2.2. Создает системы, правила. Хорошо умеет работать лишь в структурированной среде. Не любит неопределенности.

2.3. Много внимания уделяет развитию людей.

3. Рекомендации.

3.1. Отказ в рекомендациях с предыдущей работы без объяснения причин.

3.2. Предположительно ушел из-за конфликта (хотя на интервью отрицает это).

Обратите внимание на то, что раздел «рекомендации» приведен полностью. Сохранены все подпункты, поскольку эти подробности относятся к важным, существенным для оценки кандидата.

Поскольку в этом примере речь идет о выборе, в начале письма следует отразить самую главную мысль – ответ на вопрос, кого из кандидатов рекомендует автор отчета. Всю содержательную информацию полезно представить в виде сравнительной таблицы. Помимо этого, стоит добавить в отчет измеримости – например, ввести простейшую систему оценок: +, +/—, —.

Рекомендации без воды

…

Рекомендую сделать предложение о работе Андрею Петрову. Второй кандидат, Дмитрий Васильев, меньше подходит на должность руководителя производственного департамента.

Резюме с подробным описанием опыта обоих кандидатов у Вас в почте.

Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или в графической форме – при помощи схемы или диаграммы. Что предпочесть? Общий принцип таков: выбирайте ту форму, которая наиболее прямо и быстро доносит вашу мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.

Рассмотрим еще один пример сокращения лишнего.

Руководитель строительного проекта хочет получить согласие генерального директора с выбором материалов для нового здания завода.

Есть семь возможных вариантов:

1. Металлический каркас с алюминиевыми утепленными панелями.

2. Металлический каркас с пластиковыми утепленными панелями.

3. Металлический каркас со стеклянными вакуумными панелями.