Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Есть несколько вопросов, которые я сознательно обошел стороной, хотя многие читатели, вероятно, ожидали их обсуждения. Здесь я хочу изложить свои соображения по этому поводу и разъяснить свою позицию.

Тема коммуникации с первыми лицами очень политизирована, особенно в крупных организациях. Сотрудники и контрагенты таких организаций озабочены тем, как войти в доверие к вышестоящим; как построить многоходовую комбинацию, чтобы беспрепятственно пронести документ по многочисленным инстанциям; как придать ореол важности пустяковому вопросу, представить в выгодном свете результаты провального проекта или успешно имитировать бурную деятельность. Я сознательно оставляю подобные вопросы за рамками этой книги. Вокруг каждого первого лица и без того хватает «политтехнологов». Гораздо меньше настоящих партнеров – тех, кто помогает первым лицам принимать важнейшие решения в интересах дела и не тратит их время на интриги. Таких людей первые лица замечают и высоко ценят. По крайней мере, так поступают лучшие из них.

Вторая «пограничная» тема, про которую я не пишу, – взаимодействие с бюрократами. Для государственных или корпоративных чиновников оформление и подача документов в соответствии с регламентами зачастую важнее, чем суть этих документов. Они переписываются на «канцелярите» – особом бюрократическом диалекте. Они не нацелены на конечный результат: измеряют свою эффективность количеством бумаги, которую «обработали» и отправили дальше по цепочке. Это особый мир, живущий по своим законам, в которых я не очень силен. Есть и еще одна причина, по которой я обхожу эту тему стороной: после принятия решения большинство первых лиц делегируют вопросы сугубо бюрократического характера своим подчиненным. За редким исключением сами первые лица – не бюрократы. Простой бизнес-язык им понятнее, чем канцелярит.

Третья тема, которую я если и затрагиваю, то «по касательной», – технические нюансы оформления документов. Вопросам деловой переписки посвящено много специализированной литературы. В большинстве организаций существуют требования к оформлению деловых документов. В каждом компьютере есть программы для проверки правописания.

Кроме того, большинство первых лиц простят вам оформительские огрехи в документе, который содержит всю необходимую им информацию в сжатом, хорошо структурированном виде. И они будут гораздо менее снисходительны к вам, если ваши запросы или отчеты безупречно оформлены, но многословны, непонятны или бестолковы. Первые лица очень заняты. И поэтому суть – основные мысли, которые вы хотите донести, – для них важнее формы.

2. Алгоритм создания документа

Основной алгоритм

1. Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящен ваш документ. Изучите своего адресата.

2. Сформулируйте цель документа.

• Задайте себе вопрос: «Какую именно реакцию на свой документ я хочу получить от адресата?» Ответ на этот вопрос и есть цель документа.

• Запишите цель.

3. Составьте список мыслей, которые вы хотите донести до адресата.

• Сформулируйте каждую мысль одним коротким предложением либо представьте ее в виде графика, схемы или таблицы.

• Структурировать и выделять главные мысли пока не нужно. Порядок перечисления мыслей – произвольный.

4. Создайте структуру документа.

• Если есть возможность, спросите первое лицо, на какие вопросы он/она хочет увидеть ответ в вашем документе.

• Воспользуйтесь принципом пирамиды или структурируйте документ с помощью вопросов.

5. Организуйте информацию в соответствии с созданной структурой.

• Сгруппируйте мысли по темам.

• Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).

• Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.

• Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.

6. Cоберите или сформулируйте недостающую информацию. Если необходимо, уточните цель документа.

7. Напишите связный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).

8. При необходимости создайте выжимку (executive summary).

9. Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. вкладку). Скорректируйте, упростите и сократите.

10. Дайте документу и выжимке немного «отлежаться», затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя. Внесите правки. Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете.

11. Отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию. Вариант: воспользуйтесь услугами корректора, дизайнера.

Последовательность действий важна. Очень часто авторы терпят неудачу потому, что взялись за создание документа «не с того конца». Например, они могут попытаться сразу написать связный текст (шаг 7) и лишь затем задаются вопросом о цели (шаг 2) и структуре (шаг 4). В этом случае автору придется сделать много лишней работы, и итоговый продукт будет напоминать «поток сознания», а не хорошо структурированный, краткий и содержательный документ.