Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.

• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.

• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:

• сформулируйте цель документа;

• найдите главные мысли – пункты верхнего уровня;

• сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;

• рассортируйте всю остальную информацию (детали) – сделайте ее подпунктами главных мыслей;

• оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.

• Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.

• Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.

• При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

• Цель выжимки – донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.

• Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.

• Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.

• Размер выжимки – не более одной страницы А4.

• Как правило, выжимка – это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).

• Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не нужна.

Введение

Первые лица – это люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения. Например, это инвесторы или члены совета директоров, рассматривающие вопрос о финансировании вашего проекта. Это генеральные директора или вице-президенты, у которых вы просите ресурсы или перед которыми отчитываетесь о выполнении важных поручений. Это руководители клиентских организаций, которые думают о том, заключать ли договор с вашей фирмой.

Первые лица очень заняты. Как правило, на рассмотрение каждого конкретного вопроса у них есть всего несколько минут. В их напряженный график трудно вставить личную встречу. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма: отчеты, запросы и предложения.

Вот одно из таких писем (пример взят из жизни и изрядно сокращен, имена и названия изменены). Руководитель отдела маркетинга обращается к генеральному директору своей компании: