Бюджетирование на компьютере

• Каталог для Excel-отчетов – значением данного параметра является путь к папке, в которую будут помещаться Excel-отчеты, сформированные в модуле.

• Каталог для макросов – значением данного параметра является путь к каталогу, в котором хранятся файлы, содержащие макросы Visual Basic. Эти макросы используются для обработки данных в Excel-отчетах, сформированных в модуле.

Кроме этого, подраздел Excel включает в себя один подчиненный подраздел – Шаблоны отчетов. В данном подразделе содержатся перечисленные ниже параметры настройки:

• Реестр финопераций;

• Раскрытие агрегата по данным бюджета;

• Раскрытие агрегата по данным финопераций;

• Анализ бюджетов.

Значения данных параметров определяют пути к шаблонам формирования отчетов в формате Excel при работе с соответствующими режимами модуля.

Ввод исходных данных

Перед тем как приступить непосредственно к построению бюджетов, необходимо ввести соответствующие исходные данные. В частности, следует сформировать список центров финансовой ответственности, определить перечень бюджетных статей, вариантов бюджета, периодов планирования, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения этих и других необходимых сведений преднзаначены соответствующие справочники, порядок работы с которыми рассматривается далее.

Формирование и ведение списка ЦФО

Выше мы уже неоднократно говорили о том, что центр финансовой ответственности (ЦФО) является одним из важнейших элементов любого бюджета. Отметим, что структура центров финансовой ответственности предприятия (корпорации) может не совпадать с его организационной структурой.

В системе «Галактика» информация о центрах финансовой ответственности хранится в справочнике центров ответственности. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Н→Центры ответственности. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Справочник ЦФО

В данном окне представлен список введенных ранее центров финансовой ответственности (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Этот список может иметь как иерархическое, так и линейное представление – для переключения режимов отображения предназначена команда Представление дерево-линейный список, находящаяся в вызываемом нажатием правой кнопки мыши контекстном меню (эту команду можно активизировать также с помощью комбинации клавиш Alt+S).

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация: признак помеченной записи (на рис. 3.6 помечена запись Собственная организация), полное наименование, сокращенное наименование и числовой код.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для пометки записи либо снятия пометки с записи нужно установить на нее курсор и нажать клавишу Insert. Для пометки одновременно всех записей в списке следует воспользоваться клавишей «плюс», для снятия пометки со всех помеченных записей предназначена клавиша «минус». Режим пометки записей удобно использовать для выполнения групповых операций – например, для удаления нескольких помеченных записей, для копирования нескольких помеченных записей, для множественного выбора позиций, и т. д. Возможность пометки записей и выполнения групповых операций с помеченными записями реализована и во многих других интерфейсах списка и выбора.

Для перехода в режим формирования нового центра ответственности следует поместить курсор в нужное место иерархии и нажать клавишу F7. Переход в режим редактирования текущей записи осуществляется нажатием клавиши F4. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования ЦФО, изображенное на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Ввод и редактирование ЦФО

На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Центры ответственности и Подчиненные ЦО.

ПРИМЕЧАНИЕ

Помните, что вкладка Подчиненные ЦО отображается только для тех центров ответственности, у которых имеются подчиненные центры ответственности.

Вкладка Центры ответственности включает в себя параметры, которые перечислены ниже.

• Тип ЦО – в данном поле из раскрывающегося списка выбирается тип текущего центра ответственности. Возможен выбор одного из четырех вариантов: организация, структурное подразделение, сотрудник (физическое лицо) либо пустое поле (в этом случае тип центра финансовой ответственности не указывается). Если выбрано одно из первых трех значений, то справа открывается поле, в котором из соответствующего справочника (окно справочника выводится на экран либо автоматически, либо нажатием клавиши F3 или кнопки выбора) нужно выбрать конкретный объект в зависимости от типа центра ответственности. Например, если в поле Тип ЦО установлено значение организация, то в открывшемся правее поле значение нужно будет выбрать в справочнике организаций.