Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

У вас уже более чем достаточно предметов в руках — не берите ничего, что доставит вам лишнее беспокойство. Заметки, пульты дистанционного управления, провод микрофона, ручка и… Достаточно!

Я заметил — возможно, вы тоже, — что для многих докладчиков указка становится оружием. Они используют ее, чтобы парировать вопросы, тыкать в беззащитный экран или шлепать по столу, который этого совершенно не заслужил. Хуже всего, если указка раскладная. Тогда они ее постоянно раскладывают и складывают, что отвлекает слушателей.

Предоставьте вашему телу возможность делать то, для чего оно создано. Используйте руки и ладони, чтобы указать прямо на экран.

Да, но! Что, если я не могу дотянуться до того места, на которое хочу указать? В таком случае используйте указку — но только по ее прямому назначению: указывать на те элементы, до которых нельзя достать рукой. В противном случае, забудьте про нее. Кроме того, не берите лазерные указки на батарейках — использовать их эффективно можно, только обладая точностью баскетболиста, попадающего в кольцо с центра игрового поля; к тому же, движение луча само по себе становится отвлекающим фактором для слушателей.

Конечно, делая презентации с помощью мультимедийного проектора, можно управлять указкой с помощью мыши — такие указки входят в программное обеспечение. Но даже в этом случае постарайтесь сделать траекторию движения указки по экрану минимальной.

Как проводить презентацию в режиме видеоконференции

Чтобы рассказ о том, как научиться преподносить материал и эффективно использовать слайды, был полным, придется потратить немного времени на тонкости выступления во время видеоконференций.

К видеоконференциям применимо большинство приведенных рекомендаций, но с некоторыми поправками.

Одним из таких нюансов является временная задержка — то мгновение, которое требуется сигналу, чтобы дойти до зрителей.

1. Вероятно, в ходе видеоконференции вы будете сидеть, а не стоять. Сядьте поудобней, выпрямите спину, поставьте стопы всей подошвой на пол и положите руки на стол.

2. Удерживайте зрительный контакт с камерой, чтобы дать почувствовать зрителям, находящимся с другой стороны камеры, что вы обращаетесь к ним лично.

3. Жестикулируйте так, как вам удобно.

4. Поменьше шутите. Юмор работает лучше всего, когда за шуткой практически мгновенно следует смех аудитории. Учитывая современный уровень технологии видеоконференций, когда вы со своими коллегами по эту сторону видеомоста уже смеетесь, публика еще слушает окончание шутки.

5. Чтобы сократить психологическую дистанцию, выучите имена зрителей по ту сторону видеомоста и обращайтесь к ним по именам во время выступления.

* * *

Если вы хотите дальше развивать свое умение преподносить материал, иногда полезно прибегнуть к помощи профессионала, который сможет сделать конструктивные замечания по поводу вашего поведения перед публикой. По возможности используйте видео, чтобы увидеть себя со стороны глазами аудитории.

Как работать со слайдами

Мы только что обсудили, как правильно стоять и говорить во время презентации. В этой области есть чему поучиться, но искусство проведения презентаций этим не исчерпывается. Надо как можно раньше освоить работу со слайдами, чтобы навыки их использования стали второй натурой. Вот мои секреты работы со слайдами во время презентации.

СНАЧАЛА логический переход, затем смена слайда

Повторяйте за мной: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда»

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Когда вы демонстрируете слайды, будь то раздаточные материалы, диапозитивы, прозрачные пленки или что-либо еще, сделайте устный логический переход к тому, что вы будете показывать на следующем слайде, ДО ТОГО, как его сменить.

Большинство докладчиков сначала меняют слайд, а потом произносят слова, которые служат логическим переходом к нему. В этом случае присутствующие не знают, читать ли им то, что изображено на слайде, к которому еще не обращались, или слушать, что говорит докладчик. У слушателей может также возникнуть впечатление, что докладчик не ориентируется в своем выступлении и ему надо посмотреть на экран, чтобы знать, что говорить. К сожалению, когда докладчик использует слайд как карточку-шпаргалку, он тратит больше времени на разглядывание слайда, чем на общение со слушателями. Можно ли винить их за подозрения в том, что докладчик не настолько заинтересован в обсуждаемом вопросе, чтобы как следует подготовиться?

Чтобы достичь нужного эффекта, слова и слайды должны действовать одновременно; то, что мы слышим, должно подкреплять то, что мы видим, а то, что мы видим, — подтверждать то, что мы слышим. Устный логический переход выполняет функцию смыслового «мостика» от одного слайда к другому.

Переход осуществляется в четыре этапа: