Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

1. Цель должна быть выражена одним предложением. Если у вас не получается выразить мысль в одном предложении, значит, ваша цель неясна и в презентации может возникнуть путаница с несколькими целями.

2. Цель должна быть реалистичной. К примеру, просить слушателей немедленно одобрить решение о выделении миллионов долларов на разработку новой продукции нереалистично. Для убеждения тех, кто принимает решения, одной презентации будет недостаточно.

Однажды мне довелось работать с парой предпринимателей, которым надо было подготовить презентацию для руководителей инвестиционного банка. Я попросил каждого из них сформулировать цель презентации. Первый написал: «Я хочу произвести впечатление на аудиторию». «Нет ничего проще, — ответил я. — Отправь им билеты на самое зажигательное шоу в городе. Это их точно впечатлит». Второй был более конкретен: «Я хочу, чтобы слушатели вложили деньги в разработку нового продукта». Это уже было лучше. Предложив ему однодолларовую банкноту, я спросил, достиг ли он своей цели. «Конечно, нет! Мне нужно полтора миллиона долларов», — ответил он. Конечно-конечно! Потри лампу Аладдина! Более реалистичным было бы убедить инвестировать 250 тысяч долларов для тестирования идеи на рынке, а затем провести вторую презентацию для одобрения дополнительных расходов.

3. Цель презентации должна вызвать действие. Нужно ответить на вопрос: «Что должны СДЕЛАТЬ слушатели?»

Рассказать, насколько вы продвинулись в своей работе к настоящему моменту, — неудачная цель. Будете ли вы удовлетворены, если в конце презентации услышите от присутствующих: «Спасибо! Сейчас мы знаем, на какой стадии работы вы находитесь»? Вы, очевидно, хотите, чтобы слушатели сделали что-то с помощью представленной вами информации или в связи с ней, или одобрили переход к следующей стадии вашей работы.

Если вы считаете, что цель — проинформировать аудиторию о чем-то или заставить ее что-то понять — этого тоже недостаточно; любая презентация преследует такие цели. Суть в том, что слушатели должны сделать с вашей информацией. Будьте конкретны. К примеру:

 Вы хотите, чтобы городской совет подписал постановление, разрешающее размещение свалки отходов в данном месте.

 Вы хотите, чтобы основатель компании одобрил стратегию, направленную на закрытие двух заводов.

 Вы хотите, чтобы руководители бизнес-единиц начали программу сокращения издержек.

Четко сформулированная цель имеет огромную ценность.

 Она поможет определить, нужно ли вам делать презентацию. Вы можете потратить свое время на что-то еще, а нам-то уж точно не хочется сидеть на презентации. Поэтому обдумайте свою цель как следует. Если ее можно достичь, просто позвонив по телефону или написав короткую служебную записку, не делайте презентацию. Перед тем, как начинать подготовку презентации, убедитесь, что это лучший способ достижения вашей цели — то есть вам действительно нужно рассказать о своих идеях всем слушателям одновременно, и при этом вы сможете ответить на все их вопросы и дадите им возможность обменяться мнениями и придти к согласию относительно дальнейших действий. Короче говоря, четко сформулированная цель поможет вам выработать коммуникационную стратегию.

 Она поможет аудитории сконцентрировать внимание и силы. Четко сформулированная цель позволяет фокусировать внимание на основной идее презентации и, таким образом, побуждает аудиторию к действию.

 Она позволит вам переключиться с вопроса «Что я хочу показать и рассказать слушателям?» на вопрос «Что слушателям требуется увидеть и услышать для того, чтобы цель была достигнута?» Другими словами, думайте о вашей цели в терминах ее значимости не для вас, а для присутствующих: что они должны увидеть или услышать, чтобы согласиться на то, что вы от них хотите.

 Достижение цели — это единственный критерий успеха презентации. Не поставив четкую цель, вы не сможете оценить, стоила ли презентация потраченных на нее усилий. Если люди говорят, что вы прекрасный оратор или что у вас великолепные слайды, это, конечно, хорошо, но вряд ли оправдывает время и усилия, потраченные на презентацию.

Готовить презентации без четкой цели — все равно что пытаться без формочки придать форму желе. Вы только все испортите. Цель — это постоянное напоминание о том, чего вы хотите достичь в данной аудитории в данное время. Запишите ее, прежде чем приступить к сбору материалов и определению способа их представления.

Кого вы хотите убедить?

Вот что говорят опытные докладчики о том, почему важно знать вашу аудиторию: