Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Пример. Некоторые симптомы отсутствия порядка с регламентами на практике выглядят так:

• У вас в компании постоянный бардак при заказе или приемке товара, пересортица, другие ошибки, несоблюдение сроков и т. п.

• В разных кафе сети из одних и тех же продуктов, по одной и той же рецептуре получаются разные блюда – клиенты недоумевают (сравнивая ситуацию с незабвенным «Макдоналдсом»).

• Вы закупили дорогое импортное оборудование, но никто в организации не понимает, когда и как надо выполнять техническое обслуживание (ТО), и делают замену запчастей и ТО на глаз. Результат – поломки и простой дорогого импортного оборудования, купленного на кредитные деньги.

На рис. 5.4.1 представлены важнейшие элементы системы стандартизации бизнес-процессов.

Рассмотрим каждый их этих элементов, начиная с методов.

_{Рис. 5.4.1. Элементы системы стандартизации процессов}

^{ЖЦ НМД – жизненный цикл нормативно-методических документов организации.}

5.4.2. Методы системы

Среди документов (в рамках системы стандартизации) центральное место занимает методика моделирования (стандарт описания) процессов. Она включает в себя описание подходов к созданию моделей (описаний) процессов организации. Поскольку сейчас широко распространены и доступны среды моделирования бизнес-процессов, такая методика должна учитывать возможности и ограничения выбранного программного продукта (MS Visio, Business Studio, Casewise, ARIS и др.)[108]. В практике бизнес-моделирования документ, содержащий требования по использованию программного продукта, часто называют «соглашение по моделированию».

Второй важнейший документ – методика управления изменениями модели организации. В нем вы найдете требования, которые нужно исполнять при внесении изменений в модель организации. Например, нужно частично изменить (дополнить) структуру бизнес-процессов, переназначить исполнителей процессов в случае изменения организационной структуры и т. п.

Следующий документ – процедура (методика) управления нормативно-методическими документами (НМД) внутреннего происхождения. Он устанавливает все необходимые требования по управлению жизненным циклом нормативных документов (регламентов, стандартов по бизнес-процессам и т. д.), в том числе:

• порядок разработки и согласования НМД;

• порядок ввода НМД в действие (в том числе кодирование НМД);

• порядок выдачи копий НМД сотрудникам;

• порядок актуализации НМД;

• порядок отмены действия НМД;

• прочее.

Если в организации отсутствует процедура управления НМД, то зачастую база документов находится в хаотичном состоянии, возникает путаница с версиями, документы теряются.

Документированные методы контроля исполнения требований стандартов по бизнес-процессам нужны для того, чтобы руководители и сотрудники службы внутреннего аудита могли быстро и эффективно контролировать исполнение требований, сформулированных в регламентах по бизнес-процессам. Одно из возможных решений – описание методов контроля в тексте самих регламентов. В этом случае проверяющий открывает соответствующий раздел и следует инструкции по выполнению контроля. Суть состоит в том, что мы определяем контрольные точки (где есть смысл проверять исполнение требований) внутри процесса.

Процедура внутреннего аудита содержит требования по его организации и проведению. В том числе в ней указано, когда и каким образом сотрудники отдела внутреннего аудита должны контролировать исполнение требований стандартов.

Полезно так же методически проработать организационную систему стимулирования по созданию у сотрудников мотивации исполнять требования регламентов по бизнес-процессам.

Еще один элемент – методические материалы по обучению сотрудников. Они могут быть универсальными или создаваться на базе конкретных регламентов.

5.4.3. Инструменты системы

Для создания системы стандартизации бизнес-процессов можно использовать различные программные инструменты. В первую очередь речь идет о среде бизнес-моделирования (Business Process Architecture или Enterprise Architecture), при помощи которой можно описывать:

• бизнес-процессы;

• подразделения и должности;

• документы и информацию;

• прочее.