Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

По ходу создания системы стандартизации процессов некоторые ее элементы могут быть созданы и действовать, но оставаться при этом не закрепленными в документах. В этом нет большой беды. Главное, чтобы нужные элементы присутствовали в системе. При необходимости их в любой момент можно задокументировать (то есть закрепить в стандартах).

Система стандартизации бизнес-процессов создает и поддерживает в организации культуру работы по стандартам, что повышает эффективность и получение лучших коммерческих результатов.

5.5. Объекты регламентации и структура нормативно-методических документов организации

Рассмотрим объекты регламентации в компании. Удобно структурировать НМД по типам объектов, а именно по элементам структуры и процессам.

5.5.1. Структурные НМД

К структурным элементам можно отнести:

• подразделения (департаменты, службы, отделы, группы, команды и т. п.);

• должности и роли;

• оборудование;

• прочее.

Наглядные примеры структурных документов – положение о подразделении и должностная инструкция сотрудника.

Компании нужны и структурные, и процессные документы – при регламентации деятельности невозможно обойтись какой-то одной из этих групп.

5.5.2. Процессные НМД

Процессные документы предназначены для регламентации бизнес-процессов различного уровня и масштаба. Примеры процессных документов – инструкция по выполнению процесса, регламент выполнения процесса, документированная процедура и т. п.

Рассмотрим структуру процессных документов небольшой организации (например, торговой компании, ресторана или небольшого производства), представленную на рис. 5.5.1.

_{Рис. 5.5.1. Структура НМД по процессам для небольшой компании}

В этой компании на верхнем уровне определено 12 процессов. Затем каждый процесс декомпозировали на 8–10 подпроцессов – процессов второго уровня. В свою очередь эти процессы были описаны в виде кросс-функциональных схем формата А4 (такой формат удобен при создании регламентирующих документов). Документ, содержащий эту схему и текстовое описание соответствующих операций, на рис. 5.5.1 назван «Регламентом (инструкцией) выполнения процесса». Форма документа может варьироваться в зависимости от задач.

Дорожки на кросс-функциональных схемах соответствуют определенным должностям в организации. Поэтому для каждой должности можно определить, в каких процессах участвует занимающий ее сотрудник, то есть составить регламент его работы. В нем в виде таблицы представлены операции из всех процессов, в которых занят этот человек. Группируются операции по различным параметрам, например по частотности: выполняется ежедневно, еженедельно и т. п.

На рис. 5.5.2 структура регламентирующей документации представлена в более полном виде. Условно показаны три уровня: 1) уровень компании в целом; 2) уровень процессов и подразделений; 3) операционный уровень (процессы типа Work Flow).

На первом уровне следует обратить внимание на процесс управления компанией. Это целая группа процессов, их участники – топ-менеджеры и специалисты, которые непосредственно с ними взаимодействуют (аналитики, маркетологи, советники). В небольшой организации для генерального директора можно разработать и утвердить регламент управления компанией. Для средних и крупных организаций такой документ слишком сложен – лучше разрабатывать комплект взаимосвязанных регламентов для важнейших аспектов управления, в том числе:

• разработки, утверждения и контроля исполнения стратегии;

• разработки и утверждения бизнес-плана;

• разработки, утверждения и контроля исполнения плана инвестиционного проекта;

• формирования операционного плана компании на период (месяц, квартал);

• бюджетирования;

• ценообразования;

• прочее.

Некоторые документы, регламентирующие управление компанией в целом, представлены на рис. 5.5.2.

_{Рис. 5.5.2. Структура НМД компании}

Рассмотрим «Уровень процессов и подразделений» на рис. 5.5.2. На нем возникает практическая необходимость описывать и регламентировать процессы, выполняемые как внутри структурных подразделений, так и на межфункциональном уровне.

Процессы можно регламентировать на нескольких уровнях детализации.

5.5.3. Одноуровневый регламент выполнения процесса

Рассмотрим так называемый одноуровневый регламент выполнения процесса. Объект регламентации для этого документа:

Процесс 1:

1. операция 1.1;

2. операция 1.2;

3. …

n. операция 1.n.

Уровень, на котором рассматривается процесс 1, – относительный, а не абсолютный, то есть одноуровневый регламент может содержать описание процессных групп в рамках одной категории, процессов в рамках процессной группы, операции в рамках процесса (этот вариант используется чаще всего).