Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Пример. «Оптимизация» процесса на основе обобщения лучшего опыта

Крупная компания имела несколько филиалов в разных городах. Руководство приняло решение стандартизировать деятельность всех филиалов. Для этого был выбран ряд процессов, в том числе процесс управления договорами.

Специально созданная рабочая группа проанализировала этот процесс в трех филиалах и выявила лучшие практики работы. Каждый филиал имел свои положительные и отрицательные особенности. По итогам был разработан проект регламента управления договорами, который объединял все лучшие наработки. Приступили к согласованию документа.

В процессе согласования со стороны менеджмента филиалов возникали критические замечания. Разработчикам многое пришлось убирать. После двенадцати итераций документ стал весьма формальным, зато устраивал всех.

Однако кто-то из руководителей филиалов пролоббировал следующее решение головного офиса: каждый филиал имеет право адаптировать общий регламент к своим конкретным условиям. В результате регламенты были откорректированы настолько, что новыми остались лишь две вещи: структура документа и его обложка.

Формализованная процедура согласования НМД, четкие требования по формулировке замечаний, учету замечаний и т. п. необходимы, чтобы снизить бесконечное количество согласований, существующее в современных компаниях.

В рассматриваемой нами процедуре управления НМД должно быть три, максимум четыре итерации документа.

По итогам совещания ОР готовит протокол. Если на совещании не удается прийти к общему мнению по формулировке спорных пунктов документа, протокол передается ГД. В протоколе обязательно указывают пункты, по которым не удалось достичь соглашения.

ГД принимает решение по редакции спорных пунктов и передает его ОР (в электронном виде).

Не стоит чересчур нагружать ГД такого рода проблемами. Однако рассматриваемая процедура предназначается для небольшой и средней компании. Если организация крупная и/или документов много, лучше рассмотреть возможность согласования и утверждения НМД различными должностными лицами, например по направлениям деятельности.

ОР вносит изменения в проект НМД и передает третью версию проекта НМД помощнику ГД.

Помощник ГД помещает ее в электронный архив.

После формирования третьей версии НМД (или второй, если совещание по согласованию НМД не требуется) ОР проверяет потребность в тестировании. Если оно необходимо, то ОР приступает к его организации. Если в тестировании нет надобности, то ОР уведомляет помощника ГД, который приступает к вводу НМД в действие.

5.6.7. Тестирование проекта НМД

Ответственный разработчик готовит план тестирования проекта НМД и передает его ГД (см. рис. 5.6.4).

_{Рис. 5.6.4. Тестирование проекта НМД}

ГД утверждает план тестирования НМД.

ОР осуществляет тестирование проекта НМД. В нем принимают участие согласующие руководители и инициатор разработки НМД. Цель тестирования – выявление недостатков в проекте НМД и определение необходимых корректировок.