Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

BPTrends: «Моделирование процессов – актуальный метод, используемый практиками в сфере процессного управления, чтобы получать, систематизировать и передавать информацию о бизнес-процессах. Модели процессов могут быть изображены на рабочей доске, бумаге или представлены в цифровой форме в различных видах программного обеспечения для их моделирования. Они могут быть как абстракциями, определяющими фазы деятельности, так и детализированными изображениями осуществленных шагов и принятых решений в ходе конкретной операции. Например, менеджер может нарисовать на листе бумаги три прямоугольника для представления трех фаз, через которые обычно проходит его организация в ходе аудита. Специалист по программному обеспечению может изобразить множество прямоугольников со стрелками и ромбами для точного отражения решений, которые требовались для одобрения нового кредитного счета. И то и другое можно назвать моделями процесса, поэтому в рамках этого исследования термин “моделирование процесса” использовался очень широко для возможности рассмотрения всех видов моделирования…»

В исследовании BPTrends приводится интересная диаграмма, представленная на рис. 4.2.1. По сути, на ней показаны цели моделирования (описания) бизнес-процессов.

_{Рис. 4.2.1. Как вы используете моделирование бизнес-процессов?}

На первом месте (81 %) стоит пункт «Вместе с реинжинирингом и совершенствованием процессов». Это означает, что около 81 % компаний используют моделирование как средство для описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов.

На втором месте – пункт «Для передачи информации о процессе». Иными словами, это использование описания процессов для последующей регламентации, размещения информации о процессах на портале организации и т. п.

4.2.2. Нотация моделирования процессов

Руководителям нужно определиться с требованиями к описанию процессов, в том числе выбрать нотации для создания моделей. Следует выявить внутренних потребителей и понять их запросы. Например, руководителям подразделений нужно будет использовать описания процессов для формирования регламентирующих документов. Департамент по работе с персоналом заинтересован в выгрузке из системы моделирования должностных инструкций. Важно понимать, что описание процесса в среде моделирования содержит гораздо больше информации, чем показано на его графической схеме (независимо от нотации). Но именно эта информация необходима при регламентации, формировании отчетов и т. д.

При выборе нотации полезно обратить внимание на следующее. Если описание процессов делается для создания регламентирующих документов, то схемы процессов должны быть просты и интуитивно понятны сотрудникам организации, информативны при минимальном наборе используемых графических символов. Нет смысла усложнять графическое представление – полезную информацию вполне можно вывести в нормативно-методические документы в виде таблиц и текста. Выбранная нотация должна быть понятна большинству сотрудников без специального обучения и длительного освоения. Конечно, можно заставить людей описывать процессы в любых нотациях (например, в UML[83]) при помощи совершенно разных средств моделирования, но затраты на внедрение таких нотаций/систем обычно значительны. Чрезмерно сложная нотация и средство моделирования сделают методы процессного управления доступными для узкого круга профессионалов из отдела организационного развития или IT-отдела, а преимущества процессного подхода не будут реализованы в полной мере.

Замечу, что если предполагается описывать процессы исключительно в целях последующей автоматизации, то лучше всего использовать нотацию BPMN[84] 2.0.

Сформулируем простые критерии для выбора нотации моделирования процессов на операционном уровне: