Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

_{Рис. 4.4.1. Архитектура типовой среды моделирования процессов}

Информация о деятельности организации (справочники процессов, подразделений, документов, схемы процессов) хранится в промышленной базе данных, например MS SQL Server. Есть отдельный сервис, который используется для администрирования: создания/изменения/архивирования баз данных, создания новых пользователей, назначения прав доступа и т. д.

Сервис управления метамоделью – важнейший инструмент бизнес-моделирования. Он позволяет расширять метамодель, предлагаемую поставщиком системы, и создавать новые списки, перечисления, атрибуты для существующих классов объектов. В некоторых системах предусмотрена возможность определять новые классы объектов и связей между ними. Фактически в такой системе доступно спроектировать любую нотацию, которая может потребоваться в организации.

Возможность расширения метамодели важна для полного и адекватного моделирования, решения практических задач, возникающих у разных групп пользователей внутри организации.

Основной сервис среды моделирования – сервис описания[87], где можно:

• создавать различные справочники:

– процессов;

– подразделений;

– должностей;

– документов;

– терминов;

– прочее;

• формировать схемы:

– процессов;

– организационных структур;

– прочее[88];

• описывать объекты модели:

– заполнять текстовые поля (например, указывать название процесса, его начало, завершение, требования к срокам);

– формировать списки (например, указывать должностных лиц, которые согласуют требования к выполнению процесса);

– выбирать нужные типы (например, указывать тип подразделения: «департамент» или «отдел»);

– задавать количественные параметры (например, номер грейда, количество ставок на должности или среднее время выполнения процесса);

– прочее;

• формировать отчеты:

– выгружать регламентирующие документы (регламенты процессов, инструкции по выполнению процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции);

– выгружать другие специализированные отчеты (например, отчет по движению документов – где создается, кем согласуется, кем утверждается и т. п.);

• осуществлять анализ и изменение объектной модели:

– создавать/корректировать/удалять процессы, подразделения, документы;

– переназначать исполнителей процессов;

– выявлять процессы без назначенных исполнителей;

– выявлять документы, которые никто не использует;

– прочее.

Как правило, основные пользователи сервиса описания процессов – квалифицированные бизнес-аналитики, которые проводят интервью, структурируют информацию и заносят ее в систему в виде различных моделей. В некоторых случаях руководство организации принимает решение вовлекать в работу сотрудников подразделений, которые также используют часть функциональных возможностей в рамках своих полномочий.

При выборе системы руководителям компаний стоит уделить серьезное внимание анализу функциональных возможностей и удобства использования модуля описания процессов. Этот аспект важнее, чем выбор той или иной нотации моделирования. Рекомендуется попробовать все интересующие системы, описав в них один-два пилотных процесса.

Для управления командной работой служит сервис администрирования, в рамках которого:

• выполняются настройки интерфейса системы;

• выполняются настройки ряда справочников;

• создаются/редактируются группы пользователей системы;

• определяются права для групп пользователей и отдельных пользователей;

• выполняются настройки, необходимые для отслеживания изменений в системе;

• прочее.

Сервис формирования отчетов служит для разработки шаблонов различных отчетов (генератор отчетов). При помощи определенного функционала (в системах это может быть реализовано по-разному) квалифицированный пользователь проектирует запрос к базе данных и определяет формат вывода информации в документ MS Word или MS Excel. При построении отчета его тестируют на реальной или специально подготовленной для этого объектной модели. Готовые отчеты доступны конечным пользователям системы. Из системы можно выгружать готовые к согласованию и утверждению нормативно-методические документы (регламенты, положения, инструкции) и другие нужные в практической работе документы.

При выборе системы руководитель должен выполнить анализ сервиса формирования отчетов. Лучше выбирать такую систему, генератор отчетов которой легко освоит не только программист (специалист по запросам к СУБД и написанию кода), но и обычный бизнес-аналитик.

Очень полезен сервис выгрузки моделей в HTML-формат. Он используется для размещения моделей процессов на интранет– или интернет-сервере организации. Все сотрудники (имеющие соответствующие права) могут оперативно просматривать данные на этом сервере, то есть вся регламентирующая информация по процессам становится доступной рядовому персоналу.