Бизнес в России: руководство по технике безопасности

Перед проведением полной инвентаризации руководитель должен издать соответствующий приказ по предприятию. Также необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отражается в приказе о проведении инвентаризации. Нередко в состав комиссии включают и руководителя предприятия, причем в качестве председателя инвентаризационной комиссии.

Далее нужно дать распоряжение бухгалтерии подготовить инвентаризационную ведомость. Форма этой ведомости утверждена законодательно и известна любому бухгалтеру. В инвентаризационной ведомости указывается состав инвентаризационной комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности — полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарноматериальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в инвентаризационную ведомость в процессе проведения инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток — записал в ведомость»).

По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей, числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также с материально-ответственных лиц берутся письменные объяснения.

Перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок, не нужно выполнять сверку складских ордеров с первичными документами и бухгалтерской ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это обусловлено тем, что выполнение такой сверки по всей номенклатуре — это слишком большая и трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому вначале нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими, и уже по тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не исключено, что где-то обнаружится либо несоответствие данных складских ордеров и первичных документов, либо несоответствие остатка в карточке складского учета и бухгалтерской ведомости по движению и остаткам товарно-материальных ценностей, и т. п.

Обычно перед проведением полной инвентаризации об этом ставится в известность заведующий складом. Это необходимо для того, чтобы в день проведения инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада. Однако при проведении внезапной инвентаризации можно никого не предупреждать: если какие-то товарно-материальные ценности были приняты на склад или отпущены со склада в день проведения инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами (накладными).

Бывает и такое: сговор бухгалтера и программиста

Как известно, на любом современном предприятии бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом, с применением специально предназначенных программных продуктов (1C, «Галактика», «Парус», «Инфо-бухгалтер», и т. д.). С одной стороны, это имеет массу преимуществ (в частности, позволяет существенно сократить число бухгалтеров), с другой — имеет свои недостатки, среди которых в первую очередь стоит отметить возможность тех либо иных махинаций.

Возможно, кто-то удивится: как же так — ведь специальные программы как раз и предназначены для того, чтобы обеспечить достоверность и точность учета, так почему же они могут стать причиной мошенничества?

Дело в том, что бухгалтер предприятия вполне может вступить в преступный сговор с программистом, обслуживающим используемую программу, с целью внесения в нее несанкционированных изменений. В результате программа будет выдавать «откорректированные» данные, рассчитанные с учетом «интересов» мошенников: движение и остатки денежных средств и товарно-материальных ценностей, расчеты с контрагентами, иные объекты учета могут оказаться сфальсифицированными. Образно выражаясь, программа может посчитать 2x2=5 или 2x2=7 — в зависимости от внесенных несанкционированных изменений.

Бороться с подобным мошенничеством трудно, но можно. В частности, можно попросить в бухгалтерии ведомости движения ТМЦ или денежных средств за определенный период, а также подтверждающие содержащиеся в этих ведомостях сведения первичные документы, и выборочно пересчитать несколько позиций. Получившийся остаток товарно-материальных ценностей нужно сверить с фактическим складским остатком, а остаток наличных денежных средств — с фактическим остатком в кассе. Причем такую проверку можно сделать без лишнего официального оформления: пересчитал, пошел на склад/в кассу и сверил учетные данные с фактическими. Возможно, мошенничество обнаружится еще на этапе пересчета ведомостей — когда исходящий остаток не будет соответствовать сумме входящего остатка и оборотов.

Ошибки в подборе кадров и как их избежать