Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Например, бухгалтеру-кассиру Петровой нужно написать инструкцию на свое рабочее место. Учитывая постоянные отвлечения на текущую работу, сделать это за неделю будет непросто. Поэтому мы разбиваем инструкцию на две части: 1) в части оформления приходных кассовых ордеров; 2) в части оформления расходных кассовых ордеров.

Почему не дольше, чем одна неделя? Потому что лучше маленькими шагами, но вперед. Пусть маленькая задача – но зато решенная до конца. Кроме того, на выполнение небольшой задачи проще морально настроиться.

Справились с проблемой – констатируете: «Все, этот вопрос решен. Перехожу к другой задаче».

Очень важно, чтобы не приходилось потом постоянно возвращаться к уже, казалось бы, решенным проблемам. Это происходит из-за того, что мы что-то не учли, где-то не додумали, оставили какую-то лазейку. Поэтому старайтесь решать проблемы так, чтобы в будущем даже мышь не смогла проскочить.

Например, менеджеры отдела продаж вводят в справочник «Контрагенты» своих покупателей. И начинается: «ООО «Строймаркет», Строймаркет ООО, просто Строймаркет, Строй Маркет, Строй-маркет, Сроймаркет (букву случайно пропустили или, наоборот, поставили лишние пробелы). А потом как бухгалтерии взаиморасчеты сводить, акты сверок делать? Это ужас какой-то!

И забрать у них функцию ввода новых поставщиков в справочник тоже нельзя, потому что бизнесу мешать нельзя, бизнесу надо помогать. Можно, конечно, забрать эту работу у менеджеров и поручить одному бухгалтеру. Ошибок будет на порядок меньше. Но что вся компания будет делать, когда этот бухгалтер вдруг заболеет или в отпуск уйдет? Чтобы отгрузить продукцию, нужно оформить отгрузочные документы. Они распечатываются только из информационной системы, значит нужно ввести нового контрагента. И что, пока бухгалтер болеет, все отгрузки прекращаются? Конечно же, нет.

Функция ввода остается за менеджерами, однако для устранения проблемы с ошибками реализуется ряд мер:

1. Разрабатывается шаблон названия. То есть сначала идет название, затем – организационно-правовая форма (ОПФ). Строймаркет ООО. И никак иначе. Чтобы менеджеры придерживались этого правила, в карточке контрагента делается два поля: «Название» и «ОПФ». Эти поля настраиваются как обязательные для заполнения, то есть без указания, например, ОПФ карточка просто не сохранится. Менеджер заполняет эти поля в произвольном порядке, и уже сама информационная система выстраивает итоговое полное название в правильном виде. Эта мера снижает проблему, допустим, на 80 %, но другие ошибки все равно остаются.

2. Создается инструкция и проводится обучение менеджеров, как правильно заполнять название. Это снимает, например, еще 16 % ошибок.

3. Оставшиеся 4 % ошибок закрываются путем назначения ответственного за справочник. Для этого менеджерам разрешается записывать всех новых контрагентов только в строго определенную временную папку «К разборке». Ответственный за справочник регулярно заходит в эту папку и проверяет правильность заполнения карточек контрагентов. Если есть ошибки – исправляет. Задвоенные карточки объединяет в одну. А правильно оформленные карточки переносит уже в постоянные папки для всеобщего использования.

Такой комплекс мер называется «тактика выжженной земли». Принимаются не половинчатые решения, а те, что полностью снимают проблему. Только после комплексного воздействия можно приступать к реализации следующей задачи.

16.2. Что делать завтра, через неделю, месяц, квартал

С чего же начать преобразования в бухгалтерии? И самое главное, когда начать? Знаете, как курить бросают? Ждут понедельника, первого числа следующего месяца или вовсе 1 января. У бухгалтеров свое специфическое времясчисление: «Вот сдадим квартальную отчетность и начнем». Это занятие бесперспективное.

Легко не будет никогда, поэтому начинать нужно сразу, как только почувствуете моральную готовность. Главное – настроиться, и вперед. Может быть, это будет 5-е число, среда, сразу после обеда. Не нужно ждать красивых дат или приурочивать начало преобразований к каким-нибудь знаковым событиям.

При этом понятие «настроиться» состоит из двух основных частей:

1. Собраться с духом, поверить в свои силы.

2. Посмотреть на коллег другими глазами: «Это не генеральный директор меня не понимает, это я ему раньше неправильно объясняла – на языке эмоций, а надо – на языке цифр. Руководитель отдела снабжения – адекватный человек, просто у него свои интересы в силу занимаемой должности, и это нормально. Нужно попробовать понять его доводы и найти компромиссное решение». И так далее.

А если вернуться к тому, с чего начать эти преобразования, то главный принцип здесь – правило Парето, 80/20. Начинать нужно с каких-нибудь не очень сложных вещей, которые при этом дадут наибольший эффект.

Максимальный эффект в первое время обеспечат те задачи, решение которых позволяет освободить ваше личное время. Чем больше у вас его будет освобождаться, тем быстрее вы сможете приступить к решению других, не менее важных задач.