Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Как же выбрать, за решение какой проблемы браться в оставшееся свободным от неотложных текущих дел время? Для начала все их нужно записать. Как известно, хорошие идеи приходят в самый неподходящий момент, хотя здесь, в общем-то, ничего удивительного нет. В самые авральные периоды наш мозг работает очень активно именно в том направлении, чтобы придумать, как в следующий раз работать эффективнее.

Но когда аврал проходит, наступает расслабление, и все мысли моментально испаряются: «А что же я хотел сделать-то? Что-то важное и интересное, но уже, хоть убей, не помню…»

Поэтому идеи надо записывать сразу, по мере их возникновения. Однако при этом не бросаться выполнять их тут же, когда времени катастрофически не хватает, а записать и выбрать потом для их реализации наиболее подходящее время.

Для дополнительного удобства я рекомендую структурировать все задачи по типу взаимоотношений.

Первый раздел – вопросы, касающиеся взаимоотношений с руководством, второй – с сотрудниками, третий – со смежными подразделениями, а четвертый – с контрагентами. И в каждом разделе – свои подразделы. Например, по каждому сотруднику или по каждому подразделению.

Приведу пример реестра задач по наведению порядка в бухгалтерии.

1. Взаимоотношения с руководством предприятия.

1.1. Генеральный директор.

1.1.1. Согласовать норму амортизации приобретенной насосной станции.

1.1.2. Согласовать список контрагентов, от которых зависим мы.

1.2. Финансовый директор.

1.2.1. Согласовать повышение зарплаты в целом по бухгалтерии с 1 января на 10 %.

1.2.2. Согласовать повышение зарплаты старшим бухгалтерам на 30 % со следующего месяца.

2. Взаимоотношения с сотрудниками бухгалтерии.

2.1. Иванова.

2.1.1. Отработать навык «Знание границ своей компетенции».

2.2. Петрова.

2.2.1. Дописать инструкцию на рабочее место «Бухгалтер по кассе».

2.2.1.1. В части оформления РКО.

2.2.1.2. В части оформления ПКО.

2.2.2. Придумать и согласовать индивидуальный график работы на летнее время (по ее просьбе).

3. Взаимоотношения с соседними отделами.

3.1. Отдел снабжения.

3.1.1. Системно решить вопрос по зависающему НДС в авансах выплаченных, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.

3.1.1.1. Доработать План счетов (добавить на счет 60 аналитику «Ответственный отдел»).

3.1.1.2. Написать техническое задание на автоматизацию получения отчета в разрезе ответственных отделов.

3.1.1.3. Согласовать и утвердить регламент системы контроля над уровнем авансов выплаченных (включая персональную ответственность).

3.1.2. Системно решить вопрос по зависающему НДС из-за несвоевременного предоставления документов, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.

3.1.3. Системно решить вопрос по зависающему НДС из-за неправильного оформления документов, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.

3.1.4. Повысить качество ведения справочника «Контрагенты» (снижение количества ошибок с 50 % до 5 %).

3.2. Отдел сбыта.

3.2.1. Согласовать предельный размер дебиторской задолженности и предельные сроки отсрочки оплаты по основным покупателям, после превышения которых должна приостанавливаться отгрузка.

3.2.2. Утвердить регламент «Возврат бракованной продукции» (четкое разделение сфер ответственности между бухгалтерией и отделом сбыта).

4. Взаимоотношения с внешними контрагентами, от которых зависим мы.

4.1. ОАО «РЖД».

4.1.1. Согласовать предоставление актов сверки взаиморасчетов не ежеквартально, а ежемесячно.

4.2. Налоговая инспекция № 13.

4.2.1. Разобраться с их письмом от 12 сентября № 15/18в.

5. Взаимоотношения с внешними контрагентами, которые зависят от нас.

5.1. Касается всех.

5.1.1. Сделать информационное письмо об изменениях в оформлении счетов-фактур в соответствии с изменениями в законодательстве с 1 января следующего года. Разместить его на сайте и на первом этаже у входа.

5.2.ИП Васильев И. Н.

5.2.1. Навести порядок в документах и расчетах за прошлый год и первый квартал этого года.

Всегда держите этот файл под рукой и по мере возникновения идей сразу их записывайте. Если в момент рождения очередной умной мысли вы находитесь не у своего компьютера, то не поленитесь и запишите ее на любом подвернувшемся листке бумаги, а потом тоже не поленитесь и перепишите в этот общий файл.

Когда у вас появляется свободная минутка, открывайте реестр задач и выбирайте либо самую насущную из них, либо ту, которую в данный момент приятно решать.

Например, бывает, что вечером неожиданно освободилось время, но вы уже очень устали. Голова болит, начинать что-то серьезное нет сил, но при этом совсем выбрасывать время «в дебет 99 счета» тоже не хочется. Берете список задач и находите в нем запись: «Отработать с Ивановой знание границ своей компетенции, рассказать ей про отличие инициативы от самодеятельности». О, это как раз то, что надо! Звоните Кате Ивановой и говорите: «Зайди-ка, пожалуйста, ко мне на полчасика!»