Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Кроме того, если сотрудники будут знать, что вы в любой момент можете их проконтролировать, они станут собраннее и начнут вести УРВ как положено, в течение всего дня.

И, наконец, главное. Инвентаризация рабочего времени, проведенная в первый раз за много лет, даст наиболее ощутимый эффект, однако время нужно продолжать инвентаризировать постоянно, так как постепенно оно снова начинает обрастать ненужным хламом.

Оптимальный период – раз в год, идеальный – раз в полгода.

Как добиться качественного ведения УРВ

Можно директивно заставить сотрудников вести УРВ. Но если мы не хотим, чтобы эта работа превратилась в формальные отписки, следует действовать убеждением.

Как мотивировать – мы уже говорили. Вы обещаете либо увеличение зарплаты, либо снижение текущей нагрузки. Главное, чтобы бухгалтер понял все правильно – сам факт ведения УРВ автоматически не гарантирует увеличения зарплаты. Вот если УРВ выявит, что сотрудник перерос свой уровень дохода, тогда есть предмет для разговора.

Хорошие сотрудники, которые действительно перегружены работой, воспримут эту аргументацию с удовольствием (особенно если главный бухгалтер на собственном примере покажет, как ему помог УРВ) и будут вести учет своевременно и максимально точно. Тем более что делать это в течение всего одного дня не так уж и сложно.

Но есть работники, которые всеми правдами и неправдами пытаются избавиться от необходимости вести свой УРВ. Вот не хотят писать – и всё тут. Причина проста: человек знает, что работает неэффективно, но его все устраивает. Он привык не перегружаться, но при этом хорошо научился пиарить себя, изображая бурную деятельность. Любимая фраза таких сотрудников: «Скажите спасибо, что я за такие деньги вообще на работу прихожу!» Он чувствует, что УРВ вскроет реальную картину, поэтому начинает придумывать разные отговорки.

Главная из них – «Некогда! Своей работы полно, а вы еще УРВ даете! Когда я буду этим заниматься?» Бывает, что этот вопрос смущает и добросовестных сотрудников, так как опыта в ведении УРВ у них нет.

В таких случаях не надо спорить, лучше посчитать все в цифрах, используя норматив на печатание текста. С его подробного рассмотрения мы начнем следующую главу, в которой поговорим о разработке нормативов на бухгалтерские продукты.

А сейчас я просто приведу вам результат: в среднем на написание УРВ за день уходит не более 10 минут. А что такое 10 минут из восьмичасового рабочего дня? Это 1∕6 часа, а 1 час – ⅛ рабочего дня. То есть 10 минут – это 1∕48 рабочего дня, или примерно 2 %. Всего 2 %, учитывая, что на отвлечения от работы, как мы уже говорили, уходит минимум в 10 раз больше! И как бы ни был занят добросовестный сотрудник, он всегда найдет 10 минут в день на ведение УРВ. Он поймет, что это нужно прежде всего ему самому, так как в перспективе позволит экономить часы и вырваться из непрерывно аврального состояния. Так что разговоры о том, что «некогда», это разговоры ни о чем. Это просто отсутствие опыта или попытка манипуляции.

Некоторые утверждают: «Я целый день бегаю, за компьютером практически не сижу, как я буду вести УРВ в течение дня? Не таскать же за собой компьютер!» Ответ на этот и подобные вопросы прост: кто хочет – ищет средство, кто не хочет – ищет причины. В данном случае можно завести блокнот и в течение дня все в него записывать, а вечером сесть и занести эти данные в компьютер. Да, придется потрудиться, а что делать? Если мы хотим навести порядок в своей работе, другого выхода просто нет.

Но как быть, если человек все-таки не хочет писать УРВ? Заставлять бесполезно. Ведение УРВ – не самоцель. Нам важна реальная картина происходящего, чтобы наводить порядок, поэтому отписки нам не нужны.

Может, снижать таким сотрудникам зарплату? Нам это тоже не нужно. Для чего мы просим человека вести УРВ? Чтобы повысить эффективность его деятельности, чтобы он в рабочее время успевал производить больше полезных продуктов. Вот и надо тем, кто не хочет заполнять таблицу УРВ, просто давать дополнительную нагрузку. Ненамного, не больше 10 %. Например, дать ему вести еще один склад, сняв часть обязанностей с более загруженного бухгалтера.

Если сотрудник, получивший дополнительную работу, скажет: «Как же так? Я и без этого ничего не успеваю!», главный бухгалтер должен вернуться к вопросу ведения УРВ. Напомните коллеге: «Я же предлагал тебе вести учет рабочего времени, а ты отказался. Но без этого я не могу оценить твою загрузку, покажи мне ее. Более того, я верю, что ты усердно работаешь, но, как показывает практика, огромное количество действий делается впустую. Ты даже сам не знаешь, как себе помочь. Наверняка ты где-то что-то упускаешь, в Excel вручную складываешь или еще что-нибудь. УРВ ведется не для того, чтобы уличить человека в чем-то нехорошем, а чтобы помочь ему работать эффективнее».