Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Учет рабочего времени – замечательный инструмент. Но, к сожалению, часто приходится слышать, что опыт его использования был неудачным. Месяц-другой худо-бедно повели, а потом – бросили, так как результатов никто не почувствовал. Большинство неудач связано с тем, что УРВ просто неправильно используют, пытаются объять необъятное: охватить все и сразу и вести постоянно.

Давайте посчитаем. Как видно из табл. 4.4, описание одного дня занимает около 30 строк. Если штат бухгалтерии – 10 человек и каждый из них ежедневно в течение месяца ведет УРВ – сколько получается строк? 30 строк умножить на 20 дней – это уже 600 строк в месяц. И еще надо умножить на 10 человек. Итого по истечении месяца главному бухгалтеру нужно не просто внимательно прочитать, но еще и проанализировать 6000 строк.

Учитывая, что у главного бухгалтера много другой текущей работы, на тщательный анализ того, что написали сотрудники, времени не хватит. Получится, что мы заинтересовали бухгалтеров на написание УРВ, они старались, а мы ничего не сделали для них по результатам этой работы. Поэтому ко второму месяцу ведения УРВ мотивация потеряна, сотрудники начинают строчить формальные отписки, выражать недовольство дополнительной работой, и главный бухгалтер все приостанавливает.

Чтобы этого не произошло, надо брать на себя выполнимые вещи. Например, не весь месяц сразу, а только один день из жизни бухгалтерии. Это всего 300 строчек, которые главный бухгалтер в состоянии тщательно проанализировать в течение следующей недели, найти источники существенных потерь времени и начать бороться с ними.

После того как бухгалтеры почувствуют реальную отдачу от ведения УРВ (например, покупка нового принтера), можно попросить сотрудников прохронометрировать еще один день. Например, в первый раз они описывали неавральный, спокойный день, а во второй (когда бухгалтеры научились вести УРВ и чувствуют его пользу) – самый авральный, когда каждая минута дорога. В одной компании УРВ выявил, что в последние дни перед сдачей отчетности бухгалтеры, перед тем как приступить к формированию отчета, раскладывают первичку по датам и контрагентам. После того как главный бухгалтер распорядился сортировать первичные документы не в конце, а в течение месяца, авральность в последние дни перед отчетом существенно снизилась.

Другой способ использования УРВ – взять в качестве объекта исследования не всех бухгалтеров сразу, а только одного. Ведь если рабочее время всей бухгалтерии можно сравнить с квартирой, то рабочее время каждого бухгалтера можно сравнить со шкафом в ней. Можно наводить порядок сразу везде, а можно – в отдельных шкафах, то есть с отдельными сотрудниками.

Начать лучше с самого, на ваш взгляд, проблемного шкафа, то есть с того сотрудника, у кого, по вашим ощущениям, существуют наибольшие проблемы с результативностью. Тогда эффект от ведения УРВ будет максимальным.

Очень часто, приступая к работе по УРВ, главные бухгалтеры начинают с себя. И это правильно по нескольким причинам. Во-первых, минута времени главбуха – самая дорогая в подразделении и эффект от наведения порядка в его рабочем времени будет больше, чем у любого из бухгалтеров. Во-вторых, если вы на себе испытаете и поймете, что такое УРВ, как его вести и чем он помогает, то ваша просьба к сотрудникам вести УРВ будет звучать гораздо убедительнее. И, главное, в-третьих, освободив свое время, вы сможете направить его на наведение порядка в работе своих подчиненных.

Итак, если речь идет об одном сотруднике, то он должен вести свой УРВ в течение месяца. Желательно, чтобы учет велся каждый день, без пробелов. Но если в какой-то из дней случится совсем уж сильный аврал, то не беда – на следующий день нужно снова продолжить. Бывает, что человек бросает курить, три дня держится, а на четвертый срывается, выкуривает одну сигарету, потом еще одну, и потом все, пошло-поехало. Такого быть не должно. Если, например, 4-го числа не было сил вести УРВ, это не значит, что нужно ждать следующего месяца, чтобы начать все сначала. Нужно 5-го обязательно продолжить ведение учета. А главный бухгалтер должен анализировать записи не сразу за весь месяц, а по возможности ежедневно, вслед за сотрудником, чтобы при необходимости корректировать его, предлагая какую-то работу расписывать более подробно, а какую-то – менее.

Следующий важный момент: если сотруднику тяжело сразу вести учет в формате «что и сколько сделано», можно начать с первого уровня детализации, то есть указывать хотя бы процесс – «что делал». И постепенно под контролем главного бухгалтера переходить к более и более качественному уровню описания своей работы.

Файлы с УРВ нужно поместить на файл-сервер, то есть общий компьютер в сети, чтобы в любой момент вам как руководителю можно было открыть файл с УРВ любого из сотрудников. Иначе может получиться так: вы захотите вечером, после окончания рабочего дня, заняться анализом УРВ, а файл хранится на компьютере бухгалтера, который уже выключен, потому что человек ушел домой.