Бухгалтерский учет с нуля

Кладовщик Иванова печатает накладную на внутреннее перемещение в трех экземплярах. Все три экземпляра подписываются двумя сторонами. Одной из этих сторон является сама кладовщик Иванова, а другой – заместитель начальника торгового отдела Петров. Затем Иванова оставляет себе первый экземпляр документа, второй экземпляр отдает Петрову, а третий передает в бухгалтерию организации, чтобы зафиксировать факт перехода материальной ответственности за указанные в накладной ценности от Ивановой к Петрову.

Поскольку документ накладная на внутреннее перемещение является внутренним документом, печать на нем не ставится.

Когда работник организации передает материальную ценность покупателю, возникает аналогичная ситуация. Пока материальная ценность не передана покупателю, материальная ответственность за нее возлагается, скорее всего, на этого работника. Поэтому именно этот работник заинтересован в том, чтобы передача материальной ценности была оформлена правильно.

Если организация – магазин, а покупатель – физическое лицо, то передачу товара покупателю можно оформить товарным чеком. Передача сложных и дорогих товаров покупателям в магазине оформляется более тщательно. Покупатель должен осмотреть товар и расписаться в том, что полученный им товар находится в полном порядке.

Но если покупатель – другая организация, то передача ей материальной ценности оформляться, как правило, товарно-транспортной накладной. Для оформления передачи материальной ценности могут быть использованы и другие виды документов. Документ на передачу материальной ценности печатается в той организации, которая отдает материальную ценность, в нескольких экземплярах. Все экземпляры документа подписываются работниками организации, ответственными за передачу материальной ценности, затем на экземплярах документа ставится печать организации.

Материальную ценность принимает работник другой организации и расписывается на всех экземплярах передаточного документа. Кроме того, на экземплярах документа требуется поставить печать этой другой организации.

Если работник получающей организации приехал издалека и не может поставить печать, то он должен иметь документ, называемый доверенностью.

Доверенность – это организационно-распорядительный документ, подтверждающий, что организация доверяет своему работнику от имени организации получить определенные материальные ценности. На доверенности расписываются руководитель и главный бухгалтер организации и ставится ее печать. Получая материальные ценности, работник предъявляет свой паспорт и оставляет доверенность взамен полученных материальных ценностей.

Основные виды документов

Из потока документов, которые циркулируют по организации, в первую очередь бухгалтерия работает с документами, которые подтверждают свершившиеся события хозяйственной жизни, т. е. оправдательными и комбинированными документами.

Документы, которые бухгалтерия организации получает от других структурных подразделений, как правило, являются материальными документами.