Бухгалтерское дело

8.3. Планирование учетной работы

Задача правильной организации учетной и отчетной работы состоит в том, чтобы создать условия для своевременного учета, контроля и анализа хозяйственной деятельности предприятия, а также для дальнейшего совершенствования учета и сокращения расходов на содержание учетного аппарата.

Организация и планирование учета представляют собой важную часть работы каждого учетного аппарата и являются для него руководящим началом в деле правильной постановки учета.

Организация и планирование учетной работы требуют изучения плана предприятия, конкретных условий и характера работы его цехов и отделов, хозяйственных связей, материальной базы, особенностей технологии и организации производства. Изучаются номенклатура изделий, объем их производства, а также лимиты и нормативы по численности и фонду заработной платы работающих по категориям, сметы затрат на производство, общепроизводственных, общехозяйственных и других расходов и т. д. Без изучения плана предприятия и плановых заданий цехам и условий их выполнения невозможно правильно организовать оформление документов, их отражение в учете и контроль за выполнением плана, затратами на производство, соблюдением смет, лимитов и нормативов.

Изучение условий работы отделов управления предприятия позволит установить взаимоотношения этих отделов с учетным аппаратом, объем учетных и отчетных данных, необходимых для оперативного руководства работой предприятия, его цехов, правильно организовать документацию и документооборот и определить объем учетных и отчетных работ.

Наряду с этим совершенно необходимо изучить организацию снабжения и сбытовой деятельности, в частности работу складов и кладовых, связи с поставщиками и покупателями. Без этого нельзя организовать учет материалов, готовой продукции и контроль за их движением и сохранностью.

Предварительное изучение этих вопросов не только обеспечит правильную организацию учета и контроля хозяйственной деятельности предприятия и его звеньев, но и будет способствовать полной увязке бухгалтерского учета с оперативно-статистическим учетом и устранению дублирования и параллелизма в учетной и отчетной работе.

Номенклатура затрат на производство. Для правильной организации и планирования учетной работы большое значение имеет номенклатура выпускаемых изделий, а также технология и организация производства. С этими вопросами непосредственно связан выбор метода учета производства и калькуляции себестоимости продукции, а следовательно, и объем учетной работы.

Одним из условий, способствующих правильной организации учета производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции, является пользование единой номенклатурой как для планирования, так и для учета и отчетности. С этой целью каждое предприятие должно иметь разработанную номенклатуру производственных затрат по месту их расходования, видам продукции, заказам и статьям.

В основу номенклатуры должны быть положены виды и услуги, выполняемые вспомогательными цехами, и действующая номенклатура статей расходов по обслуживанию и управлению производством (цеховые и общезаводские). Для ее составления и для обеспечения планирования, учета и контроля по месту расходования затрат разрабатывается перечень цехов, отделов и других хозяйственных звеньев предприятия.

Номенклатура производственных затрат значительно облегчает работу по планированию, учету и контролю. Для этой цели каждому виду изделий, заказу или статье расходов присваиваются условные числовые обозначения (шифры). Пользование шифрами вырабатываемой продукции, выполняемых заказов и статей позволяет намного сократить работу по указанию на документах, куда должен быть отнесен тот или иной расход материальных и денежных средств. Например, при журнально-ордерной форме учета такие указания приходится делать не только на документах, но и в некоторых журналах-ордерах и ведомостях, при этом компактная форма журналов и ведомостей (узкие графы) не позволяет иногда указывать название статей затрат. Поэтому при этой, а также и при других формах учета и компьютеризации учетных работ номенклатура статей производственных затрат и шифров для них является обязательной.

При компьютеризации учетных работ шифр в номенклатурах производственных затрат и других документах должен содержать минимальное количество знаков. Лишние знаки увеличивают трудоемкость работы на ЭВМ.

Указание направления затрат во многих случаях должно быть сделано в момент составления документа работниками, совершающими те или иные операции (выписка требований, рабочих нарядов, сменных рапортов, заказов на услуги и т. п.), а поэтому эти работники должны быть ознакомлены с номенклатурой статей производственных затрат и ее шифрами.