Бухгалтерское дело

Документы, предполагаемые к использованию на предприятии, должны быть подобраны в папку или альбом, а затем записаны в перечень с указанием, в каком количестве экземпляров составляется тот или иной документ, для кого и для какой цели.

Перечень документов составляется по отдельным участкам работ (по учету материалов, по учету заработной платы и т. д.).

В этих перечнях не дается подробного описания документов, так как в сборниках (альбомах) форм унифицированной документации содержатся характеристика каждого документа и указания о порядке его применения на предприятии.

Перечень документов можно составить примерно по следующей форме (табл. 30).

Таблица 30. Перечень документов

Составленные перечни документов используются при определении объема работы, при распределении ее между группами и отдельными исполнителями учетного аппарата и для других целей.

Документооборот

На каждом предприятии из месяца в месяц выписываются и оформляются тысячи и десятки тысяч первичных документов. Все эти документы должны быстро поступать в бухгалтерию. Только в этом случае возможно осуществление действенного контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и обеспечение своевременной и обоснованной сигнализации об отклонениях от плана и влияние на ход выполнения плановых заданий.

Оформление хозяйственных операций документами происходит на многих рабочих местах, различных участках и в звеньях предприятия. Большинство первичных документов составляется не учетными работниками, а лицами, непосредственно участвующими в совершении операций: мастерами, бригадирами, механиками, начальниками цехов, кладовщиками, агентами и другими работниками.

Организация и планирование учетного процесса предполагает полную увязку работы учетного аппарата со всеми оперативными работниками. Это является очень важным, поскольку работа учетного аппарата срывается иногда по вине работников, оформляющих первичную документацию и составляющих отчетные сведения.

Учетный аппарат в своей работе находится в большой зависимости от этой группы работников, от того, насколько правильно и своевременно они оформляют операции документами и насколько своевременно эти документы передаются в бухгалтерию.

Отсутствие четко установленной ответственности за оформление операций документами и сроки передачи их в учетный аппарат не только мешает своевременному осуществлению контроля, но и создает неравномерную загрузку учетного аппарата, оставляя основную массу работы на конец месяца и удлиняя сроки составления отчетности.

Поэтому в мероприятиях по организации и планированию учетной работы одним из важных вопросов является установление четких взаимоотношений учетных работников с материально-ответственными и другими работниками, связанными с первичной документацией, учетом и отчетностью. С этой целью необходимо четко определить, кто персонально, где и когда именно должен оформлять те или иные хозяйственные операции соответствующими документами, а также указать, когда и кому эти документы должны быть сданы и когда, кем эти документы затем группируются и записываются в учетные регистры.

Движение документов с момента их составления и поступления в бухгалтерию до передачи в архив после обработки и записи их в учетные регистры принято называть документооборотом. Документооборот оформляется схемами, в которых перечисляются все первичные, накопительные и группировочные документы, исполнители и работы, связанные с их оформлением и обработкой, а также устанавливаются сроки прохождения этих документов через каждый этап обработки, сроки передачи документов одними исполнителями другим.

Руководители учета некоторых предприятий не придают должного значения документообороту. Надо признать, что вопросы о документообороте в учетной литературе не получают достаточного освещения. Между тем многие недостатки, имеющие место в документировании хозяйственных операций и в сдаче документов по назначению и в их обработке, зависят от правильно организованного документооборота.

Схемы документооборота целесообразно разрабатывать по учету всех важнейших операций предприятия. Приведем примерную схему документооборота по учету заработной платы рабочих-сдельщиков.

Такие схемы являются достаточно наглядными и вполне доступными для понимания рабочими и служащими предприятий. Каждый из исполнителей легко находит в них свои функции и функции своих смежников, от которых зависит его нормальная и своевременная работа.

Схемы документооборота облегчают организацию контроля за ходом выполнения учетной работы. По ним можно установить, какая операция, когда, кем и каким документом оформляется и в какой срок выполняется та или другая работа, и вовремя принимать меры к устранению причин этих отклонений. Кроме того, разработка таких схем дает возможность обнаружить недостатки в организации документооборота и устранить их.