Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

• Классифицируйте звонки знакомых по степени их важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда вы работаете над сложным проектом. Воспитывайте в себе привычку договариваться о важных звонках.

• Оставляйте краткие и четкие сообщения на автоответчике. Никогда не оставляйте длинные голосовые сообщения. Несколько секунд обдумайте, что вы хотите передать, и только потом говорите четко и кратко. Обязательно указывайте, рассчитываете ли вы на ответный звонок, и обозначьте подходящее время для этого. Свой номер телефона произносите медленно и отчетливо. Лично я все лучше усваиваю эти навыки. И мне очень нравятся люди, которые владеют ими в совершенстве.

• Старайтесь не отвлекаться. По возможности на встречах и совещаниях выключайте мобильный телефон. По крайней мере не отвечайте на входящие звонки и не посылайте сообщений. Один мой знакомый потерял контракт на 500 млн долл., потому что ответил на входящий звонок во время важнейшей встречи за обедом в ресторане. Если бы все избегали создания в ходе совещаний и встреч отвлекающих или мешающих делу моментов, эти мероприятия длились бы вдвое меньше!

Согласно опросам, проведенным крупной американской корпорацией Staples (офисное оборудование, программы и т. д.), около половины офис-менеджеров мелких и средних компаний в США работают в свободное время; 49 процентов осуществляют деловые звонки и проверку входящих электронных сообщений, находясь за рулем; 18 процентов читают электронную почту в ванной.

Привычка и рутина невероятно эффективно помогают терять и рушить.

Анри де Любак[17]

Совет № 15

Добивайтесь от совещаний максимума

Длинные совещания, лишенные особого смысла, – самая распространенная проблема в любой отрасли экономики. Это одна из худших черт бизнеса, катастрофически снижающая продуктивность. Она приводит к большим потерям времени и ухудшает рабочий настрой. Вместо того чтобы трудиться, целые конференц-залы занятых людей просиживают долгие часы, зачастую без пользы.

Глупо предполагать, что мы можем обойтись без совещаний. Ведь именно синергия мыслей и идей разных людей обеспечивает успех большинству проектов. Но такие совещания и рабочие встречи необходимо проводить эффективно, иначе это пустая трата времени и сил.

Вот как сделать совещания короче и полезнее.

• Проводите меньше совещаний. Много их и не требуется. Вычеркивайте ненужные совещания из календаря.

• Задавайте правильную цель. Если вы ведете совещание, то с самого начала должны четко представлять себе, каких целей необходимо достичь. Чем яснее вы видите актуальную задачу, тем вероятнее будет успех.

• Сокращайте повестку совещаний. Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присутствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее.

• Планируйте совещания так, чтобы между ними был минимальный временной зазор. Если присутствующим будет известно, что вам надо принимать участие в другом таком же мероприятии, которое следует сразу за этим, они будут понимать, что задержки для вас недопустимы.

• Не гнушайтесь совещаний в общественных местах. Кафе и другие общественные заведения – отличное место для рабочих встреч и совещаний. Там меньше вероятность того, что вас будут отвлекать подчиненные, звонки по служебным телефонам и другие подобные моменты, которые имеют место на работе. Но позаботьтесь о том, чтобы такие места располагались не слишком далеко от вашего офиса. Иначе время, потраченное на поездку туда, превысит время, сэкономленное для работы.

В среднем в день в США проводится 17 млн рабочих совещаний.

Дональд Ветмор[18], Институт производительности

Говорящий о невыполнимости дела не должен мешать тому, кто делает это дело.

Бернард Шоу

Совет № 16

Ваш «полетный план»

Вы путешествуете по служебным делам? Чтобы попасть куда-нибудь, нужно время. Даже перелет внутри страны иногда занимает несколько часов, и это без учета опозданий самолетов и сорванных пересадок. У вас есть выбор, как использовать это время. Его можно потратить на игры или газеты, а можно провести продуктивно. Зачем терять время впустую?

Постарайтесь максимально использовать время в пути по служебным делам, составив собственный нехитрый «полетный план».

• Записывайте всё. Как и в случае с планами самых важных дел (совет № 2), я обычно делаю наброски своего «полетного плана» на стикерах. Я составляю список главных дел, которыми могу заняться в аэропорту или во время полета.