Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

С тем, что вы должны делать и как, все очень просто. А вот хотите ли вы это делать – совсем другая история.

Питер Друкер[14]

Совет № 13

Эффективная электронная почта

Электронная почта подобна лекарству: она может помочь в излечении многих болезней, но не стоит забывать о побочных эффектах. Это чрезвычайно эффективный способ общения и при этом весьма затратный отвлекающий инструмент. Поэтому прислушайтесь к моим советам.

1.-Закройте на своем компьютере приложение «электронная почта». Попробуйте минимизировать ее визуальное присутствие на мониторе компьютера. Настройте ящик так, чтобы он давал вам знать о поступлении электронных сообщений звуковыми или другими сигналами. Ведь когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает вам сосредоточиться на работе и снижает производительность. Возьмите за правило проверять всю поступившую электронную почту раз в день – утром, в полдень или ближе к вечеру. При необходимости можно это делать и в начале каждого часа. Постарайтесь сами выбирать периодичность проверки почты и просматривать накопившиеся сообщения, а не отвлекаться на каждое новое письмо.

2.-Постарайтесь, чтобы в вашей почте не скапливалось более 10 входящих сообщений. Здесь нужно учесть два момента. Сортировка новых и старых сообщений занимает время. Однако вал входящих писем может захлестнуть вас. Не исключена потеря важной информации. Когда в папке «Входящие» у вас будет 10 или даже меньше сообщений, вы легко сможете посмотреть их. Четкость работы вашей электронной почты повысится.

Чтобы добиться такого результата, выберите день, чтобы привести все в порядок, а в дальнейшем при каждом открытии почты на компьютере работайте с каждым входящим сообщением следующим образом.

• Уничтожьте или архивируйте его. Если оно вам больше не нужно, удалите его.

• Ответьте. Зачастую на входящее сообщение необходим короткий формальный ответ. Если вы можете подготовить его в течение пары минут, то сделайте это.

• Поместите его в папку. Научитесь пользоваться папками и архивировать входящие сообщения, если сейчас они вам не нужны, но могут понадобиться в будущем.

• Помечайте их значком, если вам необходимо использовать их или внести в свой календарь. Если входящее сообщение предполагает ответ или другое действие, но вы еще не готовы к нему, используйте специальные значки в приложении. Они помогут найти сообщение, когда оно понадобится, но на какое-то время вы сможете просто выключить его из своей памяти.

3.-Используйте электронную почту только для обмена информацией. Она не приспособлена для эмоциональных посланий. Если вам необходимо пожурить или даже уволить кого-то, снимите трубку или встретьтесь с человеком лично. Даже поощрение лучше доводить до коллеги в письменном виде или в ходе личной встречи. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?»

Недавнее исследование, проведенное учеными из Лондонского университета, показало, что при постоянных разговорах по телефону, отправке электронных сообщений и СМС коэффициент интеллекта (IQ) падает на 10 процентов. Это все равно что не спать всю ночь.

Недостаточно быть просто занятым. Вопрос в том: чем вы заняты[15].

Генри Торо[16]

Совет № 14

Телефонные привычки

Как и электронная почта, телефон – замечательное техническое средство для быстрой связи с абонентом, если пользоваться им правильно. У всех в сутках 24 часа, поэтому не стоит тратить время попусту на долгие телефонные разговоры с торговыми агентами или обсуждение погоды со знакомыми.

Ниже показаны несколько действенных способов эффективного использования телефона.

• Планируйте свои разговоры. Перед тем как набрать номер, в течение нескольких секунд обдумайте, что вы хотите обсудить. Есть ли вопросы, требующие обсуждения или решения? Если да, то запишите их на стикере или листочке бумаги. Ведь может случиться так, что вам еще не раз придется вернуться к ним в ходе последующих разговоров.

• Говорите по существу. Если вы действительно хотите сократить время телефонных разговоров или говорить только по существу, купите небольшой кухонный таймер и поставьте его рядом с аппаратом. Каждый раз, когда вы пользуетесь телефоном, включайте таймер. Цифры заставят вас быстрее добираться в разговоре до сути. Помните, что телефонный разговор, по существу, показывает уважение к собеседникам. А людям нужны дружелюбие и уважение.