Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

• Подготовьтесь к ожиданию. Положите материалы для чтения в портфель или сумочку. Это может быть отраслевой журнал, доклад или даже книга, необходимая вам для профессионального роста. Один из моих друзей всегда имеет при себе хорошую книгу. Так он не ощущает, что попусту теряет время, если ему приходится кого-то ждать при встрече. Это, помимо прочего, снижает стрессовую нагрузку.

• Не забывайте записную книжку. Используйте время вне офиса (встречи, командировки и т. д.) для записей по актуальным вопросам, а также составления планов очередных действий. Иногда творческие мысли приходят к нам в самые неожиданные моменты.

Сотрудники американских компаний в среднем ежедневно тратят 36 минут на решение личных вопросов. Причем мужчины больше женщин: 44 и 29 минут соответственно. Больше всего времени на личные дела на работе тратят люди 18–34 лет.

Исследования рабочих групп в американских компаниях, февраль 2007 г.

С тем, что вы должны делать и как, все очень просто. А вот хотите ли вы это делать – совсем другая история.

Питер Друкер[14]

Совет № 13 Эффективная электронная почта

Электронная почта подобна лекарству: она может помочь в излечении многих болезней, но не стоит забывать о побочных эффектах. Это чрезвычайно эффективный способ общения и при этом весьма затратный отвлекающий инструмент. Поэтому прислушайтесь к моим советам.

1.-Закройте на своем компьютере приложение «электронная почта». Попробуйте минимизировать ее визуальное присутствие на мониторе компьютера. Настройте ящик так, чтобы он давал вам знать о поступлении электронных сообщений звуковыми или другими сигналами. Ведь когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает вам сосредоточиться на работе и снижает производительность. Возьмите за правило проверять всю поступившую электронную почту раз в день – утром, в полдень или ближе к вечеру. При необходимости можно это делать и в начале каждого часа. Постарайтесь сами выбирать периодичность проверки почты и просматривать накопившиеся сообщения, а не отвлекаться на каждое новое письмо.

2.-Постарайтесь, чтобы в вашей почте не скапливалось более 10 входящих сообщений. Здесь нужно учесть два момента. Сортировка новых и старых сообщений занимает время. Однако вал входящих писем может захлестнуть вас. Не исключена потеря важной информации. Когда в папке «Входящие» у вас будет 10 или даже меньше сообщений, вы легко сможете посмотреть их. Четкость работы вашей электронной почты повысится.

Чтобы добиться такого результата, выберите день, чтобы привести все в порядок, а в дальнейшем при каждом открытии почты на компьютере работайте с каждым входящим сообщением следующим образом.

• Уничтожьте или архивируйте его. Если оно вам больше не нужно, удалите его.

• Ответьте. Зачастую на входящее сообщение необходим короткий формальный ответ. Если вы можете подготовить его в течение пары минут, то сделайте это.

• Поместите его в папку. Научитесь пользоваться папками и архивировать входящие сообщения, если сейчас они вам не нужны, но могут понадобиться в будущем.

• Помечайте их значком, если вам необходимо использовать их или внести в свой календарь. Если входящее сообщение предполагает ответ или другое действие, но вы еще не готовы к нему, используйте специальные значки в приложении. Они помогут найти сообщение, когда оно понадобится, но на какое-то время вы сможете просто выключить его из своей памяти.

3.-Используйте электронную почту только для обмена информацией. Она не приспособлена для эмоциональных посланий. Если вам необходимо пожурить или даже уволить кого-то, снимите трубку или встретьтесь с человеком лично. Даже поощрение лучше доводить до коллеги в письменном виде или в ходе личной встречи. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?»