Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

• Задавайте правильную цель. Если вы ведете совещание, то с самого начала должны четко представлять себе, каких целей необходимо достичь. Чем яснее вы видите актуальную задачу, тем вероятнее будет успех.

• Сокращайте повестку совещаний. Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присутствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее.

• Планируйте совещания так, чтобы между ними был минимальный временной зазор. Если присутствующим будет известно, что вам надо принимать участие в другом таком же мероприятии, которое следует сразу за этим, они будут понимать, что задержки для вас недопустимы.

• Не гнушайтесь совещаний в общественных местах. Кафе и другие общественные заведения – отличное место для рабочих встреч и совещаний. Там меньше вероятность того, что вас будут отвлекать подчиненные, звонки по служебным телефонам и другие подобные моменты, которые имеют место на работе. Но позаботьтесь о том, чтобы такие места располагались не слишком далеко от вашего офиса. Иначе время, потраченное на поездку туда, превысит время, сэкономленное для работы.

В среднем в день в США проводится 17 млн рабочих совещаний.

Дональд Ветмор[18]

, Институт производительности

Говорящий о невыполнимости дела не должен мешать тому, кто делает это дело.

Бернард Шоу

Совет № 16 Ваш «полетный план»

Вы путешествуете по служебным делам? Чтобы попасть куда-нибудь, нужно время. Даже перелет внутри страны иногда занимает несколько часов, и это без учета опозданий самолетов и сорванных пересадок. У вас есть выбор, как использовать это время. Его можно потратить на игры или газеты, а можно провести продуктивно. Зачем терять время впустую?

Постарайтесь максимально использовать время в пути по служебным делам, составив собственный нехитрый «полетный план».

• Записывайте всё. Как и в случае с планами самых важных дел (совет № 2), я обычно делаю наброски своего «полетного плана» на стикерах. Я составляю список главных дел, которыми могу заняться в аэропорту или во время полета.

• Тщательно подготовьтесь к командировке. Обязательно проверьте, захватили ли вы файлы и документы, которые хотели взять с собой на борт, и поместите их в портфель или дорожную сумку. Не забудьте, что во время полета вам может понадобиться устройство для подзарядки компьютера.

• Будьте готовы к неожиданностям. Современные средства пилотирования и оборудование аэропортов позволяют пассажирам посещать самые отдаленные уголки мира. Но огромная протяженность сети авиалиний означает, что вы можете застрять в аэропорту Канзас-Сити из-за метели в Цюрихе. Всегда имейте при себе то, с чем вы можете поработать, если вдруг у вас вдруг появится свободное время.

• Берите с собой все необходимое для работы. Не забудьте положить дополнительные переходники, батарейки, ручки и другую необходимую оргтехнику. Иначе может случиться так, что посреди командировки вы утратите возможность активно участвовать в очередном проекте.

• Правильно оценивайте свои запасы энергии. Полет на важную конференцию порой дает отличную возможность «причесать» свой доклад или выступление. Путь «обратно» в ходе, например, десятидневной командировки – уже не такое увлекательное мероприятие. Учтите, что на определенных этапах командировки у вас не будет хватать энергии на то, чтобы работать максимально продуктивно. Если вы чувствуете, что устали, вовремя переключитесь на то, что поможет вам отдохнуть, например на легкое чтение.

Наконец, собираясь в служебную поездку или командировку, задайте себе вопрос: насколько она важна для вас? Если вы можете достичь результата с помощью телефона или электронной почты или если для дела будет полезнее, чтобы ваш(и) партнер(ы) приехал(и) к вам, откажитесь от путешествия. Разъезды отнимают много времени. Так же много времени требуется и на восстановление после нескольких дней вне дома и офиса. Отправляйтесь в воздушное путешествие только тогда, когда это действительно необходимо.

В 2007 году задержки авиарейсов составили в целом 170 лет.

Washington Post