Час твоего рассвета

Другими словами, декомпозируйте по системе посева те задачи, которые можете охарактеризовать так: я в целом понимаю, что это важно, но пока еще не удалось этим заняться; я думаю об этом, но у меня не получилось продвинуться.

Вопросы по цветовой кодировке и размеру задач

Многие люди часто не понимают, как лучше кодировать задачи по цвету и по размеру «зерна». Разберем несколько распространенных вопросов.

У меня нет красных задач

Вопрос: когда я пытаюсь раскрасить задачи на день, там только жатва (зеленая), прополка (синяя) и заготовка (черная). Что делать, когда задач посева нет?

Ответ: в принципе нормально, что задач посева (красных) меньше, чем задач других цветов, поэтому не стоит переживать.

Что касается процентного соотношения, то 70 процентов задач — это жатва (зеленая). Доля каждой другой задачи — около 10 процентов, и в некоторые дни может оказаться, что красных пунктов нет вовсе. Однако часто люди упускают задачи посева, поскольку недооценивают его важность. Так что я советую найти хотя бы одно важное задание для посева в утреннее время, пусть даже совсем небольшое. Кроме того, если вы не нашли задачу для посева на день, подумайте о том, каких целей вы хотели бы достичь в рамках недели, месяца или года.

Более того, действия, направленные на упрощение процедур жатвы, тоже относятся к задачам посева (красный), так что попробуйте зайти с этой стороны. И постепенно количество красных строчек будет расти.

Какого цвета проверка почты?

Вопрос: я работаю с заграничными компаниями и могу определить цвет задачи только после того, как проверю почту утром. Является ли проверка почты жатвой (зеленой) или посевом (красной задачей)?

Ответ: получение информации из писем по электронной почте и разработка стратегии на день вполне может быть задачей посева. Однако с некоторыми письмами нужно разобраться немедленно, а другие, напротив, могут подождать, поэтому, когда вы привыкнете к кодированию, можете использовать цвет и для писем. Время, необходимое для ответа на письмо, меняется в зависимости от ситуации, но лучше выработать свою личную систему и пытаться ответить на все за ограниченный срок. Так что я рекомендую заниматься посевом в первый час утра, чтобы вам ничего не мешало.

Пример

Беглый просмотр содержимого письма, оценка срочности и важности — посев (красный), 15 минут.

Классификация — посев (красный), 20 минут.

Ответ на отдельные письма — жатва (зеленый), 20 минут.

Что делать, если каждый день приходится заниматься жатвой (зелеными задачами)

Вопрос: я работаю каждый день. По мере работы задач жатвы (зеленых) становится только больше и больше. Даже если я пытаюсь быстро решить их и перейти к посеву (красным), зеленые пункты все равно накапливаются, и я не могу справиться с важными делами.

Ответ: неприятности из-за все большего количества зеленых задач могут возникнуть у каждого. Именно поэтому я советую включить в расписание обработку жатвы за определенный период времени и повторную ее сортировку (сам этот процесс будет посевом, то есть красной задачей).

В этом случае я использую в «Блокноте утренней деятельности» обзор задач на месяц и распределяю действия по следующим разделам:

• с кем нужно связаться,

• проекты на будущее,

• что я хочу делать в будущем,

• темы, которые я хочу изучить,

• книги и другие материалы, с которыми я хочу ознакомиться,

• другое важное.

Если в этих пунктах обнаружились дела, которыми я уже месяц не занималась безо всяких последствий, то я смело бросаю их. Если же какие-то последствия все-таки возникли, то возвращаюсь к этой задаче.

Здесь уместна аналогия с одеждой: даже когда я выбрасываю вещи, которые не носила в течение двух сезонов, у меня все равно не возникает проблем из-за того, что я их не носила. Схожим образом можно не обрабатывать сразу все накопленные задачи жатвы (зеленые). С течением времени они могут стать заготовкой (черными). Вам станет психологически легче, если вы будете разбирать их раз в месяц.

Как отличить задачу жатвы от посева?

Вопрос: я часто не могу понять разницу между жатвой (зеленой) и посевом (красным). Мне кажется, что определение срочности зависит от человека и ситуации. Как мне перестать колебаться?