Что руководитель должен знать о бухгалтерском учете. Налогообложение и трудовое законодательство

ТК РФ законодательно определен перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю. Согласно ст. 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора» лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

В ст. 65 особо оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. (Например, согласно Федеральному закону «О государственной гражданской службе» гражданин, поступающий на государственную службу, предъявляет также личное заявление, справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья.)

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно правилам ст. 65 перечисленные в ней документы предъявляются, но на хранение у работодателя они не остаются, за исключением трудовой книжки. В соответствии со ст. 66 «Трудовая книжка» порядок хранения трудовой книжки устанавливается Правительством РФ.

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Однако согласно ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим время работы у работодателя — физического лица, является письменный трудовой договор. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Практически это означает, что лицо, впервые поступившее на работу к работодателю — физическому лицу, останется без трудовой книжки — основного документа гражданина Российской Федерации о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ст. 66 ТК РФ).

Согласно этой статье в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Исключением являются случаи, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Что же касается трудового договора, то в нем фиксируются условия трудовой деятельности работника на момент его заключения. Перевод на другую работу у того же работодателя, перевод на работу в другую организацию, увольнение с работы, основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе в трудовом договоре содержаться не могут (ст. 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ).

Говоря другими словами, работник не в состоянии подтвердить свою трудовую деятельность и трудовой стаж иначе как при помощи различного рода справок, выдаваемых работодателем.

Хотелось бы также упомянуть, что юридическое значение имеет только трудовая книжка установленного образца. Новая форма трудовой книжки установлена Правительством РФ. Трудовые книжки, формы которых определялись правовыми актами Союза ССР, продолжают оставаться действительными.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц), являющийся юридическим лицом, независимо от вида и формы собственности, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Указанная обязанность должна выполняться работодателем также по отношению к трудовым книжкам работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев, сезонных работников, надомников, работников, выполняющих трудовую функцию на условиях неполного рабочего времени, а также подлежащих обязательному социальному страхованию нештатных работников.

При этом работодатель ведет трудовые книжки только на тех работников, для которых работа в данной организации является основной. Трудовые книжки лиц, работающих по совместительству (ст. 282—288 ТК РФ), должны вестись по месту основной работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Необходимо обратить внимание, что информация, содержащаяся в документах, предъявляемых для заключения трудового договора, относится к персональным данным работника. На нее распространяется правовой режим, установленный ст. 85—90 гл. 14 ТК РФ.

Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству, перечислены в ст. 283 ТК РФ.

Работодатель может потребовать от любого лица, выразившего намерение вступить с ним трудовые отношения, предъявления пяти видов документов, перечисленных в ч. 1 ст. 65 ТКРФ.

Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на всей территории России. Понятие «иные документы», удостоверяющие личность гражданина, ТК РФ не раскрывает. В настоящее время универсального перечня таких документов, применимого к различным видам общественных отношений, не существует. На основе анализа законодательства можно рекомендовать работодателям на практике исходить из того, что обычно под иными, помимо паспорта, документами, удостоверяющими личность, понимаются свидетельство о рождении — для лиц, не достигших 16-летнего возраста; заграничный паспорт — для постоянно проживающих за границей граждан, которые временно находятся на территории Российской Федерации; удостоверение личности — для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов); военный билет — для солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих военную службу по призыву или по контракту; справка об освобождении из мест лишения свободы — для лиц, освободившихся из мест лишения свободы; иные документы, удостоверяющие личность гражданина, выдаваемые органами внутренних дел.

Трудовая книжка не предъявляется работодателю, когда лицо уже имеет основную работу и поступает на работу по совместительству, а также в случае, когда трудовой договор заключается впервые. В последнем случае работодатель согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ после оформления приема на работу выдает работнику заполненную трудовую книжку.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования является документом, содержащим страховой номер индивидуального лицевого счета и анкетные данные застрахованного лица (фамилию, имя и отчество; фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении; дату рождения; место рождения; пол). Свидетельство выдается каждому застрахованному лицу Пенсионным фондом РФ и его территориальными органами. Лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору, получает данное страховое свидетельство по месту работы. Согласно ч. 4 ст. 65 Кодекса обязанность оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования при заключении трудового договора впервые возлагается на работодателя. Данная обязанность возлагается не только на работодателя-организацию, но и на работодателей — физических лиц.

Несовершеннолетние в возрасте до 14 лет не могут быть субъектами государственного пенсионного страхования, за исключением тех из них, которые получают пенсию по случаю потери кормильца. Страховые свидетельства государственного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц.

Документы воинского учета при поступлении на работу должны предъявлять лица, подлежащие воинскому учету. Согласно п. 3 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 25 декабря 1998 г. № 1541 (в ред. от 6 февраля 2004 г.), к таким лицам относятся граждане:

1) мужского пола, годные по состоянию здоровья к военной службе;

2) женского пола, годные по состоянию здоровья к военной службе и имеющие специальность по перечню специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет (этот перечень является приложением к Положению о воинском учете).

Не подлежат воинскому учету граждане, освобожденные от исполнения воинской обязанности; проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу; отбывающие наказание в виде лишения свободы; женского пола, не имеющие военно-учетной специальности. Пункт 27 Положения о воинском учете устанавливает, что в качестве документов воинского учета гражданам, пребывающим в запасе, выдается военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), а гражданам, подлежащим призыву на военную службу, — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Виды документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний определяются в соответствии с законодательством. Образовательное учреждение в соответствии с лицензией выдает лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы о соответствующем образовании и (или) квалификации. Форма документов определяется самим образовательным учреждением. Указанные документы заверяются печатью образовательного учреждения. Образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию и реализующие общеобразовательные (за исключением дошкольных) и профессиональные образовательные программы, выдают лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации. Гражданам, завершившим послевузовское профессиональное образование, защитившим квалификационную работу (диссертацию, по совокупности научных работ), присваивается ученая степень и выдается соответствующий документ.

Работодатель обязан выдать работнику расписку, подтверждающую прием тех документов, предъявленных при заключении трудового договора, которые будут храниться у работодателя.

Необходимо иметь в виду, что в случае представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора такой трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя (и. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Нормативными правовыми актами федерального уровня (за исключением ведомственных) с учетом специфики работы может быть предусмотрено обязательное предъявление при заключении трудового договора и иных документов.

Например, предусмотрены обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры лиц, поступающих на тяжелые работы и работы с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземные работы), а также на работы, связанные с движением транспорта, на работу в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводные сооружения, лечебно-профилактические и детские учреждения, а также в некоторые другие организации. Согласно ст. 266 ТК РФ, только после предварительного медицинского осмотра могут быть приняты на работу лица, не достигшие возраста 18 лет. В данном случае работодатель при приеме на работу не только вправе, но и обязан потребовать от них предъявления медицинских документов, подтверждающих прохождение соответствующих осмотров и характеризующих состояние их здоровья.

При заключении трудового договора с лицами, прибывшими в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, дополнительным документом, который такие лица обязаны предъявлять работодателям, является медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в указанных местностях и районах (ст. 324 ТК РФ).

При приеме лица на условиях совместительства на работу с вредными и (или) опасными условиями труда работодатель имеет право потребовать предъявления в качестве дополнительного документа справки о характере и условиях труда по основному месту работы.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора, могут определяться ТК РФ (например, ст. 65, 213, 266, 283, 324), а также федеральными нормативными правовыми актами, которые перечислены в ч. 3 ст. 65 Кодекса в исчерпывающем перечне. Не могут быть предусмотрены такие документы в правовом акте федерального органа исполнительной власти (ведомственном акте), правовом акте субъекта РФ или органа местного самоуправления.

Тем более недопустимо предусмотреть дополнительные виды документов, предъявляемых при заключении трудового договора, в локальном нормативном акте.

Запрет, предусмотренный в ч. 3 ст. 65 Кодекса, установлен в императивной норме. Поэтому отказ в заключении трудового договора по мотиву непредставления документов, не предусмотренных законодательством, будет являться необоснованным. Такой отказ может быть обжалован в установленном законодательством порядке.

В организации всегда должно иметься необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, являющихся документами строгой отчетности. Указанные бланки хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия обязана требовать от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек; после этого ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печать службы кадров этой организации.