Чтобы читали и не ворчали

Вспомните, ранее я советовал вам воспринимать ваш отчет как сайт, на который ваш руководитель зашел случайно. Есть еще один прием, который научит вас смотреть глазами руководителя. Представьте, что ваш слайд – это билборд, мимо которого начальник проносится на машине. Каждый из нас верит, что он остановится, чтобы внимательно изучить наше «творчество», и мы полируем формулировки, сверяем цифры и уточняем данные. В реальности он в лучшем случае бегло просмотрит нашу работу, зацепившись за то, что покажется ему заслуживающим внимания. Поэтому для него крайне важны четкий, недвусмысленный месседж, понятная структура и отсутствие видимых противоречий.

Слова – это сила, но пустые слова – это слабость.

Если слайд – это билборд, то письмо – это телеграмма. Представьте, что за каждый дополнительный знак у вас вычтут деньги из зарплаты. И держите эту мысль в голове, когда пишете руководителю.

Классификация мусора

Подавляющее большинство мусорных конструкций относится к одной из четырех категорий. Знать эти категории в лицо – значит уметь отлавливать мусор в зародыше.

Повторения. Это слова, которые дублируют информацию, уже имеющуюся в сообщении. Наиболее популярный тип мусора, указывающий на низкую культуру работы с информацией. Повторы обычно проскальзывают в сообщении, подготовленном наспех. Я заметил, что к повторениям наиболее склонны специалисты, работающие в таких сферах, как маркетинг и реклама, – видимо, им кажется, что повторы усиливают их аргументацию и помогают донести смысл до читателя. На практике эффективность таких приемов крайне ограничена.

Примеры: «планирование и бюджетирование», «новые, уникальные подходы», «метрики, индикаторы и прочие показатели».

Представьте, что ваш слайд – это билборд, мимо которого начальник проносится на машине.

Капитан очевидность. К этому типу относятся слова, которые ничего не добавляют к сути сообщения, поскольку то, что они выражают, и так понятно из контекста. В деловой переписке часто можно встретить ничего не выражающие штампы, которые люди употребляют по привычке или потому, что они им нравятся. Эффект от них сугубо отрицательный – утяжеление сообщения и размывание смысла.

Примеры: «в определенный промежуток времени», «на рынке», «в компании».

Громоздкие конструкции. Ими переполнены отчеты, регламенты и письма людей, которые хотят казаться умнее, чем есть на самом деле. Часто такими конструкциями злоупотребляют те, кто стремится к абсолютной точности из-за склада характера либо из-за страха быть обвиненными в некомпетентности. Громоздкие конструкции – неотъемлемый элемент бюрократического уклада, и чем глубже организация погрязла в бюрократии, тем больше будет в ее документах подобного мусора. Тяжеловесные конструкции, как правило, идут рука об руку с профессиональным жаргоном, поскольку решают одну и ту же задачу – продемонстрировать экспертное преимущество автора перед читателем и добиться того, чтобы читатель мало что понял в сообщении.

Примеры: «обеспечение выполнения бизнес-процесса», «дорожная карта процесса разработки, валидации, имплементации и постимплементационного сопровождения ключевых операционных метрик в разрезе основных производственных процессов компании».

Режим сказочника. Это злоупотребление описательными конструкциями, которые в силу своей неопределенности и расплывчатости не несут практического смысла. Речь не о том, что подобные конструкции плохи сами по себе, – в повседневном общении и беллетристике они могут быть уместны, но в бизнес-коммуникации их лучше заменять на более конкретные и осязаемые.

Примеры: «существенно», «в последнее время», «по мнению многих экспертов».

Попрактикуемся

Найдите мусорные слова и объясните, почему это мусор. Поиск облегчается, если вспомнить основные типы мусорных конструкций и искать их аналоги в предложении.

1. Из отчета международной консалтинговой компании

Исходный отрывок:

При выборе решений по сокращению сроков закрытия и подготовки управленческой отчетности для целей внедрения необходимо принимать во внимание оценки объемов требуемых человеческих и временных ресурсов, необходимых для их реализации в заданный промежуток времени.

Сбор мусора:

При выборе решений по сокращению сроков закрытия и подготовки управленческой отчетности для целей внедрения необходимо принимать во внимание оценки объемов требуемых человеческих и временных ресурсов, необходимых для их реализации в заданный промежуток времени.

Классификация мусора:

для целей внедрения (капитан очевидность) – и так понятно, что решения анализируются для целей внедрения; нет необходимости дополнительно об этом упоминать.